Notion từ lâu đã được biết đến là một không gian làm việc toàn diện, lý tưởng cho việc tổ chức các dự án, quản lý cơ sở dữ liệu và lưu trữ kiến thức sâu rộng. Tuy nhiên, nó vẫn còn những hạn chế nhất định. Đơn cử, trải nghiệm trên di động của Notion chưa thực sự tối ưu, và đây không phải là công cụ lý tưởng để ghi chú nhanh mọi lúc mọi nơi. Nhận thấy điều này, tôi đã tìm kiếm một “người bạn đồng hành” có thể lấp đầy những khoảng trống đó. Và đó chính là lúc Google Keep tỏa sáng, trở thành mảnh ghép hoàn hảo để tối ưu Notion và nâng cao năng suất cá nhân. Với tốc độ khởi chạy nhanh, giao diện tối giản và khả năng hoạt động như một sticky note kỹ thuật số, Google Keep đóng vai trò là một giao diện “tiền thân” nhanh nhẹn, bổ trợ đắc lực cho “hậu trường” mạnh mẽ của Notion, giúp bạn xây dựng một hệ thống quản lý kiến thức toàn diện và hiệu quả hơn.
Google Keep: Trợ Thủ Đắc Lực Cho Ghi Chú Nhanh Chóng
Thực tế, Notion không được thiết kế cho những khoảnh khắc bất chợt cần ghi lại một ý tưởng thoáng qua hoặc một công việc khẩn cấp. Ví dụ, khi bạn đang trên đường, một ý tưởng mới cho bài viết blog chợt nảy ra, hoặc bạn nhớ ra một nhiệm vụ quan trọng không thể quên. Bản năng tự nhiên là rút điện thoại ra và ghi lại. Tuy nhiên, trang Notion của bạn có thể mất nhiều thời gian để tải, đặc biệt nếu bạn có một không gian làm việc lớn. Notion rõ ràng được tạo ra cho nội dung phong phú, các phân tích chuyên sâu và tổ chức có cấu trúc, chứ không phải cho việc nhập liệu nhanh như chớp.
Đây chính là lúc Google Keep trở thành “cứu cánh” cho những ghi chú nhanh. Bạn có thể sử dụng widget trên màn hình chính hoặc đơn giản là mở ứng dụng để ghi lại một ý nghĩ bất chợt. Không có điều hướng phức tạp, không có độ trễ khi tải, chỉ một giao diện sạch sẽ cho phép bạn “trút” suy nghĩ của mình mà không gặp bất kỳ trở ngại nào.
Và bạn nên biết, Keep Notes có một trình chỉnh sửa khá tốt. Bạn có thể thêm dấu đầu dòng, hộp kiểm, hoặc thậm chí là một bản vẽ nhanh mà không gặp khó khăn. Sau đó, khi bạn trở lại bàn làm việc và có thời gian để sắp xếp, bạn có thể xem lại các ghi chú trong Keep và chuyển những ghi chú liên quan vào không gian làm việc Notion của mình.
Tận dụng Notion để quản lý công việc và cuộc sống
Tích Hợp Google Keep Với Gmail Để Quản Lý Thông Tin Hiệu Quả
Đúng như kỳ vọng, Google Keep hoạt động liền mạch với dịch vụ email được ưu tiên của nhiều người là Gmail. Khi Gmail đang mở, bạn không cần phải mở một tab riêng hoặc chuyển đổi ứng dụng để truy cập ghi chú của mình. Google Keep luôn hiện diện ở thanh bên phải.
Đây là cách tôi sử dụng nó: Giả sử tôi đang kiểm tra hộp thư đến, và một email thông báo ngày đến hạn và số tiền của thẻ tín dụng. Với Keep ngay bên cạnh, tôi có thể mở nó, tạo một ghi chú mới với tiêu đề “Ngày đến hạn thẻ tín dụng” và nhập số tiền. Tôi thậm chí có thể mở ghi chú đó trong phiên bản web của Google Keep và đặt lời nhắc. Về mặt kỹ thuật, bạn có thể gửi các tin nhắn Gmail của mình vào một cơ sở dữ liệu Notion, nhưng toàn bộ quá trình thiết lập khá tốn thời gian và không hoạt động mượt mà như Keep Notes.
Tương tự, nếu tôi có một ý tưởng sơ bộ cho một buổi thuyết trình khách hàng hoặc các email quan trọng khác, tôi có thể ghi chúng vào Keep và truy cập chúng dễ dàng trong khi soạn email trên máy tính.
Cộng Tác Dễ Dàng Hơn Với Google Keep
Mặc dù Notion cung cấp nhiều tính năng làm việc nhóm, nhưng nó không thể sánh kịp Google Keep về khả năng cộng tác nhanh chóng. Lý do rất đơn giản: hầu như ai cũng có tài khoản Google.
Tôi không cần phải băn khoăn liệu ai đó có tài khoản Notion, liệu họ có thuộc không gian làm việc của tôi hay liệu họ có hiểu cơ sở dữ liệu của tôi không. Tôi chỉ cần nhập địa chỉ email của họ, và người đó sẽ có quyền truy cập ngay lập tức.
Cho dù bạn cần tạo một danh sách mua sắm với đối tác, một danh sách kiểm tra đồ dùng học tập với bạn bè, hay một danh sách mua sắm cho một sự kiện sắp tới, bạn chỉ cần tạo một ghi chú mới trong Google Keep, thêm email của họ, và ghi chú đó sẽ ngay lập tức có thể cộng tác được.
Tính năng cộng tác liền mạch này rất hữu ích trong chuyến đi gần đây của tôi. Tôi đã tạo một danh sách kiểm tra du lịch và bắt đầu theo dõi các chi phí chung trực tiếp trong một ghi chú Keep. Tôi đã chia sẻ nó với các thành viên khác trong nhóm của mình, và mọi thứ diễn ra hoàn hảo. Mọi người đều có thể thấy những gì cần thiết, những gì đã mua và ai đã thanh toán cho cái gì, tất cả trong một nơi đơn giản, dễ tiếp cận.
Giao diện cộng tác và chia sẻ danh sách trên Google Keep
Google Keep Hỗ Trợ Ghi Âm Và Công Cụ Vẽ Tay
Đây là một lĩnh vực khác mà Google Keep lấp đầy một khoảng trống quan trọng trong quy trình làm việc của tôi. Tôi đang nói đến tính năng ghi âm và các công cụ vẽ, cả hai đều không được hỗ trợ nguyên bản trong Notion.
Bất cứ khi nào tôi tham gia một buổi giảng hoặc một cuộc họp mà không muốn gõ mọi thứ, tôi chỉ cần chạm vào biểu tượng micro, nói ra ý nghĩ của mình và hoàn thành công việc. Tương tự, có những lúc một biểu diễn trực quan, một bản phác thảo nhanh hoặc một bản vẽ nguệch ngoạc là cách nhanh nhất để ghi lại một ý tưởng.
Notion không có khả năng vẽ tích hợp. Nhưng tôi có thể lấy bút S Pen của chiếc S23 Ultra của mình và nhanh chóng phác thảo một sơ đồ, biến ý tưởng thành hình ảnh một cách tức thì.
Công cụ vẽ và ghi chú bằng hình ảnh trên Google Keep
Tận Dụng Sức Mạnh Của Cả Hai Để Nâng Cao Năng Suất
Cuối cùng, không phải là về việc chọn một công cụ này hay công cụ kia; mà là về việc tận dụng những điểm mạnh riêng của chúng để tạo ra một hệ thống quản lý kiến thức cá nhân mạnh mẽ. Trong khi Notion cung cấp một khuôn khổ mạnh mẽ cho việc tổ chức sâu rộng và lập kế hoạch dài hạn, Keep hoạt động như một “hộp thư đến” luôn sẵn sàng cho những suy nghĩ nhanh, những lời nhắc nhở khẩn cấp và danh sách mua sắm mà bạn có thể chia sẻ với đối tác của mình.
Việc kết hợp Google Keep và Notion sẽ giúp bạn khắc phục những hạn chế của Notion trong các tác vụ nhanh, đồng thời tận dụng triệt để khả năng tổ chức tuyệt vời của nó. Đừng bỏ lỡ cơ hội tối ưu Notion của bạn với Google Keep ngay hôm nay để đưa năng suất cá nhân lên một tầm cao mới. Hãy chia sẻ trải nghiệm của bạn về việc sử dụng hai công cụ này trong phần bình luận bên dưới!