Notion thường được quảng bá như một không gian làm việc “tất cả trong một”, có khả năng xử lý mọi thứ từ ghi chú, quản lý dự án cho đến wiki và cơ sở dữ liệu. Mặc dù sự linh hoạt của nó rất hấp dẫn, nhưng việc cho rằng Notion có thể hoàn toàn thay thế các công cụ chuyên biệt là một nhận định chưa hoàn toàn chính xác. Bất chấp bộ tính năng ấn tượng và sự phổ biến ngày càng tăng, một số hạn chế cơ bản cùng với những lợi thế rõ ràng của phần mềm chuyên dụng cho thấy các công cụ chuyên biệt vẫn còn rất cần thiết.
So sánh giao diện Notion và Capacities trong trải nghiệm sử dụng thực tế
6. Ứng Dụng Notion Là “Web Wrapper” – Thiếu Trải Nghiệm Native Thực Thụ
Trải nghiệm ứng dụng gốc trên các nền tảng
Các ứng dụng Notion trên máy tính và thiết bị di động thực chất là các “web wrapper”. Về cơ bản, chúng là các trình duyệt được tối ưu hóa, hiển thị phiên bản web của ứng dụng. So với đó, các công cụ chuyên biệt như OneNote, TickTick, Trello hay Day One đều cung cấp ứng dụng native (ứng dụng gốc), được xây dựng trực tiếp cho hệ điều hành. Nhờ vậy, chúng thường nhanh nhạy và phản hồi tốt hơn với các tương tác của người dùng.
Giao diện Notion trên desktop, minh họa ứng dụng dạng web wrapper
Sự khác biệt này trở nên đặc biệt rõ rệt khi xử lý các tác vụ đòi hỏi nhiều tài nguyên. Mặc dù Notion đã bắt đầu sử dụng nhiều thành phần native hơn trong các ứng dụng di động của họ, chúng vẫn thiếu đi sự tỉ mỉ trong thiết kế của các đối thủ native.
5. Notion Thiếu Chiều Sâu Tính Năng – Chỉ Đáp Ứng Nhu Cầu Cơ Bản
Khả năng quản lý tác vụ hạn chế
Có một số điểm gây khó chịu mà tôi thường gặp khi sử dụng Notion vượt ra ngoài các khả năng đa năng của nó. Ví dụ, tôi có thể tạo tác vụ trong Notion, nhưng trải nghiệm tổng thể không thể sánh bằng TickTick hay Todoist. Tôi không thể chỉ gõ đơn giản như “Mua sữa vào 9 giờ sáng mai” để tạo tác vụ; tôi phải chọn ngày và giờ theo cách thủ công.
Notion với các tính năng cơ bản trong quản lý tác vụ và ghi chú
Tương tự, khi tôi cố gắng thiết lập một nhật ký số trong Notion, tôi ngay lập tức bỏ lỡ sự phong phú về mặt hình ảnh của Day One. Notion thiếu chế độ xem bản đồ, chế độ xem thư viện ảnh chuyên dụng, chế độ xem lịch và nhiều tính năng khác. Cuối cùng, tôi chỉ có một danh sách đơn giản hoặc một bảng cơ bản, dù hoạt động được nhưng thiếu đi cảm giác cá nhân hóa mà tôi mong muốn.
Và chưa kể đến quản lý dự án. Đúng vậy, Notion cho phép tôi tạo bảng, danh sách, giao việc và đặt thời hạn. Nhưng khi so sánh với các tính năng mạnh mẽ của những công cụ như Asana hoặc Jira, những hạn chế của Notion trở nên rõ ràng. Tôi thiếu các quy trình làm việc chuyên biệt, khả năng báo cáo và phân tích nâng cao.
4. Hiệu Suất Và Độ Tin Cậy – Thử Thách Khi Sử Dụng Quy Mô Lớn
Sự chậm chạp với dữ liệu phức tạp
Đây là điểm mà Notion tụt hậu so với các công cụ chuyên biệt. Ví dụ, ngay khi tôi bắt đầu sử dụng Notion cho các cơ sở dữ liệu phức tạp với hàng trăm mục, cột và công thức, hiệu suất của nó giảm đáng kể. Sắp xếp dữ liệu mất nhiều thời gian, lọc dữ liệu chậm chạp, và thậm chí chỉ cuộn qua một bảng lớn cũng có thể trở nên giật cục.
Đó là nơi mà một công cụ như Excel thực sự tỏa sáng. Tôi có thể đưa vào đó những bộ dữ liệu khổng lồ, thực hiện các phép tính phức tạp trên hàng ngàn hàng, và Excel vẫn xử lý mọi thứ một cách trơn tru. Khả năng phản hồi vẫn nhanh chóng, các công thức tính toán lại gần như ngay lập tức, và toàn bộ trải nghiệm cảm thấy rất đáng tin cậy, ngay cả khi tải nặng.
Không chỉ riêng cơ sở dữ liệu. Tôi cũng nhận thấy những trục trặc tương tự trong Notion khi tôi có các trang rất dài, chứa nhiều phương tiện. Tôi đã chấp nhận rằng các ứng dụng chuyên biệt này được xây dựng với một trọng tâm duy nhất vào hiệu quả và độ tin cậy.
Giao diện một công cụ thay thế Notion tự host hiệu quả
3. Trải Nghiệm Người Dùng Vượt Trội Trên Các Công Cụ Chuyên Biệt
Thiết kế tập trung vào một mục đích duy nhất
Một trải nghiệm người dùng vượt trội là một trong những lý do khiến tôi quay lại với các công cụ chuyên biệt. Lấy Microsoft To Do làm ví dụ. Tôi mở ứng dụng, sự tập trung của tôi ngay lập tức dồn vào danh sách việc cần làm, và việc thêm một tác vụ mới đơn giản chỉ là nhấp vào nút “+” và gõ. Tôi không phải suy nghĩ về bố cục, khối (blocks), hay cấu hình cơ sở dữ liệu. Toàn bộ giao diện được thiết kế với một mục tiêu chính: ghi lại các tác vụ một cách nhanh chóng.
Màn hình Notion gợi ý các thao tác sử dụng, phản ánh độ phức tạp trong trải nghiệm người dùng
Tương tự, Trello chào đón tôi bằng một bảng Kanban ngay lập tức. Nó trực quan rõ ràng, và giao diện kéo và thả để quản lý các tác vụ qua các giai đoạn khác nhau rất dễ sử dụng. Giờ thì hãy quay lại Notion. Ngay cả đối với một việc đơn giản như thêm một tác vụ, nó cũng yêu cầu nhiều cú nhấp chuột.
Xét cho cùng, không giống như Notion, những công cụ chuyên biệt này được thiết kế từ đầu với một trọng tâm cụ thể. Và sự chú ý đến từng chi tiết đó thể hiện rõ ràng từ trải nghiệm người dùng.
2. Notion Thiếu Chế Độ Ngoại Tuyến (Offline Mode) – Một Hạn Chế Lớn
Vấn đề kết nối internet và làm việc không gián đoạn
Đây là năm 2025 và Notion vẫn thiếu một tính năng quan trọng đối với một ứng dụng năng suất – chế độ ngoại tuyến. Tôi có thể đang trên máy bay, ở một vùng xa xôi với sóng yếu, hoặc đơn giản là muốn làm việc mà không bị phân tâm bởi internet, và ứng dụng viết lách chuyên dụng, công cụ ghi chú, hay thậm chí một số phần mềm quản lý dự án của tôi sẽ cho phép tôi tiếp tục làm việc mà không bị gián đoạn. Tiến trình của tôi được lưu cục bộ, và nó tự động đồng bộ khi tôi có kết nối internet trở lại.
Giao diện ứng dụng ghi chú Obsidian, thường có chế độ ngoại tuyến tốt hơn Notion
Notion không cung cấp sự linh hoạt tương tự, điều này có thể là một yếu tố quyết định đối với nhiều người dùng, đặc biệt là những người thường xuyên di chuyển hoặc làm việc trong môi trường kết nối không ổn định.
1. Giới Hạn Cố Hữu Của Notion Và Tương Lai Phát Triển
Notion đã thay đổi cách chúng ta nghĩ về tổ chức số và năng suất. Tuy nhiên, tin rằng nó sẽ thay thế toàn bộ bộ công cụ năng suất hiện có của bạn là một quan điểm sai lầm. Đối với tôi, tôi vẫn sử dụng Microsoft To Do để quản lý tác vụ, Excel cho các cơ sở dữ liệu phức tạp và ghi chú dán (sticky notes) để ghi nhanh một số ý tưởng. Sẽ rất thú vị để xem liệu Notion có thể lấp đầy những khoảng trống này trong tương lai hay không.
Nếu việc thiếu chế độ ngoại tuyến của Notion là một vấn đề lớn đối với bạn, hãy khám phá các giải pháp thay thế mạnh mẽ để xây dựng một hệ thống quản lý tri thức cá nhân (PKM) lý tưởng cho riêng mình.