Bạn có bao giờ cảm thấy hòm thư đến của mình như một mớ hỗn độn? Giữa hàng trăm thông cáo báo chí, hóa đơn, sao kê ngân hàng và các tệp PDF ngẫu nhiên, việc tìm kiếm một tài liệu cụ thể khi cần dường như là điều không thể. Tính năng tìm kiếm tài liệu của Gmail thường không hiệu quả, và việc lục tung hàng năm trời email chỉ để tìm một tệp đính kèm không phải là cách bạn muốn dành thời gian của mình. Sự thật là, đáng lẽ chúng ta nên tạo một địa chỉ email riêng cho tài liệu từ rất lâu rồi.
Sự bực bội triền miên đó đã khiến tôi trăn trở. Điều gì sẽ xảy ra nếu tôi có thể tự động gắn thẻ và tổ chức mọi tài liệu đến hòm thư, mà không cần phụ thuộc vào bộ lọc và nhãn hạn chế của Gmail? Với kinh nghiệm sử dụng Paperless-ngx để quản lý các tài liệu cục bộ, việc tích hợp hòm thư vào cùng hệ thống này là một giải pháp hoàn hảo.
May mắn thay, Paperless-ngx hỗ trợ email gốc và có thể kết nối với hầu hết mọi dịch vụ email, không chỉ riêng Gmail. Đây là một lợi thế lớn nếu bạn đang muốn “thoát Google” khỏi cuộc sống số của mình. Khi được kết nối, Paperless-ngx sẽ tự động kéo tất cả các tệp đính kèm từ email, áp dụng thẻ, sắp xếp chúng dựa trên các quy tắc bạn định nghĩa và lưu trữ như các tài liệu khác. Thêm vào đó, việc nó là một giải pháp tự host (self-hosted) và hoàn toàn nằm trong tầm kiểm soát của tôi đã khiến đây trở thành một lựa chọn không cần phải suy nghĩ.
Tại sao Paperless-ngx là lựa chọn tối ưu cho việc quản lý email?
Paperless-ngx không chỉ là một công cụ quản lý tài liệu thông thường; nó là một trung tâm dữ liệu thông minh giúp bạn tự động hóa quy trình quản lý tài liệu số của mình. Với khả năng hỗ trợ email native mạnh mẽ, nó loại bỏ gánh nặng của việc phân loại thủ công và giúp bạn tiết kiệm thời gian đáng kể. Giải pháp này đặc biệt phù hợp nếu bạn ưu tiên quyền kiểm soát dữ liệu của mình thông qua các hệ thống tự host, mang lại sự riêng tư và linh hoạt tối đa.
Lợi ích chính của Paperless-ngx là khả năng tự động hóa việc gắn thẻ, phân loại và lưu trữ các tệp đính kèm. Khi một email chứa tài liệu quan trọng đến hòm thư của bạn, Paperless-ngx sẽ tự động nhận diện, xử lý và sắp xếp chúng vào đúng vị trí, dựa trên các quy tắc bạn đã thiết lập. Điều này biến hòm thư lộn xộn thành một kho tài liệu có tổ chức, sẵn sàng cho việc tìm kiếm bất cứ lúc nào.
Hướng dẫn cài đặt Paperless-ngx để quét email tự động
Khi đã xác định Paperless-ngx là giải pháp quản lý email tối ưu, việc thiết lập nó trở nên bất ngờ đơn giản. Tôi quyết định kết nối tài khoản chính của mình, vốn là một tài khoản Gmail, và hoàn toàn không cần can thiệp vào cài đặt Gmail hay các menu chuyển tiếp phức tạp. Tất cả những gì bạn cần là quyền truy cập vào tính năng mật khẩu ứng dụng của Google và mục “Mail” trong bảng điều khiển Paperless-ngx.
Cài đặt nhanh chóng, chỉ với vài bước đơn giản
Trong Paperless-ngx, có một tab “Mail” chuyên dụng ở thanh bên. Từ đó, bạn chỉ cần nhấp vào “Add Account” (Thêm tài khoản) và một biểu mẫu sẽ hiện ra yêu cầu các chi tiết cơ bản. Tôi đặt tên cho tài khoản, nhập máy chủ IMAP là imap.gmail.com, và sử dụng cổng 993 với SSL được chọn dưới mục IMAP Security (Bảo mật IMAP). Tên người dùng chính là địa chỉ email của bạn.
Phần mật khẩu là nơi bạn cần chuyển sang cài đặt Tài khoản Google của mình. Đầu tiên, hãy truy cập trang mật khẩu ứng dụng của Google. Tại đây, bạn có thể tạo một mật khẩu mới, sau đó sao chép mật khẩu được tạo và dán vào trường “Password” (Mật khẩu) trong Paperless-ngx. Đó là tất cả những gì bạn cần làm, không cần chạm vào bất kỳ cài đặt Gmail nào khác.
Google sẽ không cho phép bạn tạo mật khẩu ứng dụng trừ khi bạn đã bật xác thực hai yếu tố (2FA) cho tài khoản của mình.
Bạn cũng có thể sử dụng các nhà cung cấp email khác như Outlook, miễn là họ cho phép bạn tạo mật khẩu dành riêng cho ứng dụng. Nếu không, tôi thực sự không khuyến nghị kết nối hòm thư của bạn, vì bạn sẽ phải nhập mật khẩu email thực của mình để nó hoạt động, và điều đó không phải là một ý tưởng hay về mặt bảo mật.
Sau khi lưu và kiểm tra, tài khoản sẽ hiển thị dưới mục “Mail Accounts” (Tài khoản Mail). Từ đó, bạn có thể nhấp vào “Process Mail” (Xử lý thư) để kéo các tài liệu hiện có. Tiếp theo, bạn cần thiết lập các quy tắc thư để lọc chỉ những gì bạn cần. Ví dụ, tôi đã thêm một quy tắc đơn giản để bắt tất cả các email liên quan đến tài liệu visa của mình và gắn thẻ phù hợp.
Tự động hóa hoàn toàn: Mọi PDF được lưu, gắn thẻ và sắp xếp không cần thao tác
Khi hòm thư của tôi đã được kết nối, tôi nhanh chóng chuyển sang tab “Mail” trong Paperless-ngx và bắt đầu tạo các quy tắc. Đây là lúc quá trình tự động hóa thực sự bắt đầu. Các quy tắc cho phép bạn quyết định chính xác những email nào sẽ được xử lý, những tệp đính kèm nào sẽ được lưu và mọi thứ sẽ được gắn nhãn như thế nào. Chỉ cần thiết lập một lần và quên đi, Paperless-ngx sẽ lo phần còn lại.
Thiết lập quy tắc một lần, hệ thống tự động xử lý
Để tạo một quy tắc mới, bạn chỉ cần chọn “Add Rule” (Thêm quy tắc) trong tab “Mail”. Tôi để thư mục là INBOX vì đó là nơi hầu hết các thư đến của tôi đổ về. Đối với các biên lai, tôi bắt đầu bằng cách lọc email từ các địa chỉ như [email protected]. Đáng tiếc, nó không cho phép bạn thêm nhiều người gửi hoặc điều kiện lọc trong một quy tắc duy nhất, vì vậy tôi phải tạo các quy tắc riêng biệt cho từng người gửi. Đây không phải là vấn đề lớn nếu bạn chỉ nhắm mục tiêu một vài nguồn chính, nhưng đó là điều cần lưu ý.
Từ đó, tôi gán một thẻ có tên “Biên lai” để mọi thứ được tổ chức gọn gàng. Tôi cũng thiết lập để nó lấy chủ đề email làm tiêu đề tài liệu, giúp các tệp dễ dàng tìm kiếm sau này. Bạn thậm chí có thể chỉ định một người gửi cụ thể nếu muốn tổ chức một cách triệt để.
Paperless-ngx giao diện tạo quy tắc tự động hóa email và tài liệu
Giờ đây, bất cứ khi nào tôi mua hàng trực tuyến, biên lai sẽ tự động đến hòm thư, được Paperless-ngx tiếp nhận, gắn thẻ, sắp xếp và lưu trữ. Không còn phân loại thủ công, không còn tải xuống, không còn phải đào bới trong các luồng email.
Giải phóng nỗi lo tìm kiếm tài liệu trong Inbox
Điều tôi thực sự yêu thích là Paperless-ngx không chỉ giới hạn ở email. Tôi sử dụng nó như một trung tâm điều khiển cho tất cả tài liệu của mình, ngay cả những tài liệu không bao giờ chạm tới hòm thư đến. Bạn có thể tải lên tệp thủ công, nhập từ các thư mục, hoặc kết nối nó với các công cụ như Obsidian. Tôi đã thiết lập để có thể tham chiếu trực tiếp tài liệu từ các ghi chú của mình, điều này đã giúp toàn bộ quy trình làm việc của tôi trở nên hợp lý hơn rất nhiều.
Paperless-ngx đã giải phóng tôi khỏi nỗi ám ảnh mang tên “hòm thư email lộn xộn”. Giờ đây, mọi tài liệu quan trọng đều được xử lý và lưu trữ tự động, đảm bảo rằng tôi có thể tìm thấy chúng bất cứ lúc nào, chỉ với vài cú nhấp chuột.
Với Paperless-ngx, việc quản lý tài liệu số từ email không còn là gánh nặng mà trở thành một quy trình tự động, hiệu quả và an toàn. Nếu bạn cũng đang vật lộn với tình trạng quá tải email và tìm kiếm giải pháp quản lý tài liệu thông minh, tự chủ, Paperless-ngx chính là công cụ bạn cần. Hãy thử nghiệm và trải nghiệm sự khác biệt mà nó mang lại cho quy trình làm việc của bạn.
Bạn đã từng sử dụng Paperless-ngx hay một công cụ quản lý tài liệu tự động nào khác chưa? Hãy chia sẻ kinh nghiệm của bạn trong phần bình luận bên dưới nhé!
