Trong cuộc sống hiện đại, việc quản lý tài chính cá nhân ngày càng trở nên phức tạp, và không ít người trong chúng ta thường xuyên gặp khó khăn trong việc theo dõi các khoản chi tiêu hàng tháng. Bạn có thể dễ dàng mất dấu vết số tiền mình đã chi, dẫn đến tình trạng “thắt lưng buộc bụng” vào cuối tháng. Nhiều ứng dụng theo dõi chi tiêu trên thị trường tuy hữu ích nhưng lại yêu cầu quyền truy cập vào email và tin nhắn, điều này khiến nhiều người lo ngại về quyền riêng tư và bảo mật dữ liệu cá nhân. Nhận thấy vấn đề này, một giải pháp hiệu quả và an toàn hơn đã được khám phá: tự tạo một công cụ quản lý chi tiêu cá nhân bằng n8n. Nền tảng tự động hóa này khá dễ sử dụng và việc xây dựng một hệ thống theo dõi chi tiêu từ đầu lại đơn giản đến không ngờ.
Công cụ theo dõi chi tiêu không quá phức tạp
Không cần quá cầu kỳ
Thay vì xây dựng một công cụ theo dõi chi tiêu tự động hoàn toàn, có khả năng quét mọi tin nhắn và email để ghi lại chi phí, một phương pháp đơn giản hơn đã được lựa chọn. Một công cụ tự động hoàn chỉnh thường không thể theo dõi chi tiêu bằng tiền mặt, mà chỉ ghi nhận các giao dịch rút tiền. Đối với những ai vẫn quen sử dụng tiền mặt, việc nhập thủ công là không thể tránh khỏi. Hơn nữa, việc xây dựng một hệ thống tự động hoàn toàn sẽ tăng thêm độ phức tạp và đòi hỏi chuyên môn cao.
Một vấn đề khác của hầu hết các ứng dụng theo dõi là chúng thường không phân loại rõ ràng mục đích chi tiêu, ví dụ như tiền ăn uống, tạp hóa, đi lại, hóa đơn, hoặc các khoản khác. Điều này là do thông tin trong tin nhắn và email giao dịch thường thiếu chi tiết cụ thể.
Do đó, một công cụ được tạo ra với cơ chế kích hoạt bằng tin nhắn là lý tưởng. Người dùng chỉ cần gửi một tin nhắn với chi tiết chi tiêu, chẳng hạn như “tạo chi phí: mua sắm, 350.000 VNĐ, 28 Thg 01 2025”, và khoản chi đó sẽ tự động được thêm vào một Google Sheet. Sự linh hoạt này cho phép thêm chi phí dưới nhiều định dạng khác nhau, bởi vì hệ thống tự động hóa sử dụng một mô hình AI để phân tích văn bản và nhập dữ liệu vào cơ sở dữ liệu.
Cấu hình này tạo ra sự cân bằng hoàn hảo giữa tự động hóa và kiểm soát thủ công. Bạn không cần phải trải qua giao diện người dùng phức tạp hoặc đăng nhập vào một ứng dụng khác. Chỉ cần gửi một tin nhắn nhanh đến n8n và dữ liệu sẽ được ghi lại. Trình phân tích AI giúp trích xuất ngày, số tiền và danh mục từ ngôn ngữ tự nhiên, nghĩa là bạn không cần phải tuân thủ một định dạng cố định nào. Cho dù bạn nói “cà phê, 80.000 VNĐ, hôm nay” hay “mua tạp hóa; 525.000 VNĐ; 29 Thg 05 2025”, hệ thống vẫn hoạt động hiệu quả. Theo thời gian, bạn có thể bổ sung thêm các danh mục, xây dựng biểu đồ, hoặc thậm chí thiết lập các báo cáo tổng kết chi tiêu hàng tháng. Nhưng hiện tại, hệ thống này đã giúp bạn kiểm soát chi tiêu một cách nhất quán hơn rất nhiều.
Cách tôi thiết lập hệ thống này
Toàn bộ quá trình chỉ mất chưa đầy một giờ
Để bắt đầu, tôi đã tạo một Google Sheet để lưu trữ tất cả các khoản chi tiêu của mình. Bảng này chỉ có ba cột đơn giản: mô tả, số tiền và ngày. Việc giữ cấu trúc đơn giản giúp tôi dễ dàng xem xét mọi thứ. Mỗi mục nhập mới sẽ xuất hiện dưới dạng một hàng mới trên trang tính này.
Trong n8n, tôi bắt đầu bằng cách tạo một workflow (luồng công việc) được kích hoạt khi tôi gửi một tin nhắn trò chuyện. Tin nhắn này sẽ được chuyển đến một node AI Agent, sử dụng mô hình chat của OpenAI để hiểu nội dung tôi đã nhập. Tôi cũng kết nối nó với một memory node nhỏ để AI có thể theo dõi các cuộc hội thoại ngắn, mặc dù phần này không phải là yếu tố thiết yếu.
Công cụ quan trọng nhất được kết nối với AI Agent là một sub-workflow. Công cụ này phân tích tin nhắn và lưu dữ liệu chi tiêu vào Google Sheet của tôi. Khi tôi gửi một tin nhắn như “cà phê; 120.000 VNĐ; 29 Thg 05 2025”, AI sẽ chuyển nó đến sub-workflow này để xử lý.
Bên trong sub-workflow, mọi thứ bắt đầu với một node Workflow Input Trigger. Node này nhận tin nhắn và sử dụng một mô hình OpenAI khác để chuyển đổi tin nhắn thành dữ liệu có cấu trúc. Đầu ra là một đối tượng JSON nhỏ gọn với các trường như description, cost và date.
Khi quá trình phân tích hoàn tất, dữ liệu sẽ chảy vào node cuối cùng, nơi lưu trữ nó vào Google Sheets. Node này ghi một hàng mới bằng cách sử dụng các giá trị đã trích xuất. Nó trực tiếp cập nhật cùng một trang tính mà tôi đã tạo ở bước thiết lập trước đó.
Phần duy nhất cần một chút chú ý là đảm bảo AI Agent biết gọi sub-workflow nào. Bên trong node agent, có một menu thả xuống nơi bạn phải chọn đúng workflow. Nếu bạn quên cài đặt này, sẽ không có gì hoạt động chính xác và dữ liệu sẽ không được chuyển đi.
Công cụ theo dõi chi tiêu này hoàn toàn miễn phí
Gần như vậy
Công cụ theo dõi chi tiêu này hoàn toàn không tốn kém. n8n có thể được sử dụng miễn phí nếu bạn tự host nó, điều mà tôi đã thực hiện bằng Docker. API của Google Sheets cũng miễn phí (trong giới hạn), và bạn có thể dễ dàng kích hoạt nó bằng cách tạo tài khoản Google Cloud. Chi phí tiềm năng duy nhất là API của OpenAI. Tôi đã thử tạo cùng một workflow bằng khóa API từ gói miễn phí của OpenAI, nhưng liên tục nhận được thông báo: “Bạn đã vượt quá hạn mức hiện tại. Vui lòng kiểm tra gói và chi tiết thanh toán của bạn.” Tôi đã thử lại bằng khóa API từ gói Plus và nó hoạt động.
Giao diện trực quan của workflow n8n được thiết lập để tự động hóa việc theo dõi chi tiêu cá nhân
Tất nhiên, bạn không nhất thiết phải sử dụng OpenAI. Bất kỳ mô hình ngôn ngữ lớn (LLM) nào đáng tin cậy cũng có thể thực hiện công việc này. n8n hỗ trợ hầu hết các LLM, cho dù đó là Google Gemini, Claude, hay thậm chí DeepSeek. Ngay cả Grok của X cũng khá tiện dụng, và nó đi kèm với 25 đô la tín dụng được cấp mỗi tháng.
Tự động hóa thật sự thú vị
Tôi khá mới mẻ với lĩnh vực tự động hóa, nhưng phải thừa nhận rằng nó thực sự rất thú vị. Bạn có thể tự động hóa rất nhiều công việc lặp đi lặp lại, cả trong công việc và cuộc sống cá nhân. Các ứng dụng như IFTTT cho phép bạn tự động hóa những điều bạn có thể không nghĩ là có thể. Trong khi đó, hãy thử các lựa chọn thay thế mã nguồn mở như Hugging Face để khám phá thêm tiềm năng. Tự động hóa không chỉ giúp cuộc sống tiện lợi hơn mà còn mở ra những khả năng mới để tối ưu hóa công việc và thời gian của bạn. Hãy chia sẻ trải nghiệm của bạn về việc ứng dụng tự động hóa vào cuộc sống cá nhân ở phần bình luận dưới đây!