Nhờ cấu trúc linh hoạt, khả năng tự động hóa mạnh mẽ và kho dữ liệu phong phú, Notion đã trở thành một công cụ thiết yếu cho vô số cá nhân và đội nhóm trên toàn thế giới. Tuy nhiên, trong khi nhiều người chỉ sử dụng Notion cho các tác vụ cơ bản như ghi chú hay quản lý dự án, tiềm năng thực sự của nó vẫn chưa được khai thác triệt để. Nếu bạn từng băn khoăn làm thế nào để thực sự tận dụng Notion hiệu quả nhằm tối ưu hóa quy trình làm việc hay điều chỉnh nó theo những nhu cầu độc đáo của mình, thì bạn đã đến đúng nơi.
Sau nhiều năm sử dụng, tôi rất hào hứng chia sẻ những cách độc đáo mà tôi đã tích hợp Notion vào quy trình làm việc hàng ngày của mình. Điều này không chỉ giúp tôi sắp xếp công việc mà còn nâng cao năng suất và khả năng sáng tạo một cách bất ngờ. Hãy cùng nhau định hình lại những điều có thể thực hiện được với không gian làm việc yêu thích của bạn.
Giao diện tổng quan Notion giúp tổ chức cuộc sống và công việc hiệu quả
1. Theo Dõi Các Gói Đăng Ký (Subscription Tracker)
Một trong những cách mang tính cách mạng nhất mà tôi sử dụng Notion là biến nó thành trình theo dõi gói đăng ký cá nhân. Trước khi thiết lập này, tôi thường xuyên mất dấu những gì mình đang chi trả, thời điểm gia hạn và tiền của mình thực sự đi đâu. Giờ đây, Notion đã trở thành một trung tâm quản lý tập trung, mang lại cho tôi sự rõ ràng và kiểm soát hoàn toàn.
Tôi đã tạo một cơ sở dữ liệu mới và đặt tên là “Subscription tracker”. Trong đó, tôi thêm nhiều cột như tên, danh mục, chi phí hàng tháng, chi phí hàng năm, tổng chi phí, trạng thái, phương thức thanh toán, ngày gia hạn tiếp theo, loại thanh toán, ghi chú và các liên kết. Tôi cũng có thể cài đặt thuộc tính “Monthly Cost” để tự động tính tổng ở cuối mỗi nhóm. Khi cơ sở dữ liệu này được thiết lập, tôi còn bổ sung một biểu đồ để dễ dàng kiểm tra mức chi tiêu cho các gói đăng ký của mình theo từng danh mục như năng suất, giải trí và nhiều hơn nữa.
2. Thu Thập Dữ Liệu Với Notion Forms
Notion Forms giúp việc thu thập thông tin trực tiếp vào cơ sở dữ liệu Notion trở nên cực kỳ tinh gọn. Tính năng này hoàn hảo cho mọi thứ, từ các cuộc khảo sát nhanh, biểu mẫu phản hồi cho đến các yêu cầu nội bộ và đăng ký. Đúng như mong đợi, nó giữ mọi thứ trong Notion và loại bỏ nhu cầu chuyển đổi giữa các ứng dụng khác nhau như Google Forms.
Tôi chỉ cần gõ /Form và bắt đầu tạo một biểu mẫu mới với tất cả các tùy chọn liên quan. Tôi có thể thêm các loại câu hỏi như văn bản, nhiều lựa chọn, ngày tháng, người, tệp & phương tiện, số và ô kiểm. Ngay sau khi ai đó gửi biểu mẫu, một trang mới sẽ xuất hiện ngay lập tức trong cơ sở dữ liệu Notion được kết nối của tôi, với tất cả các câu trả lời được điền gọn gàng vào các thuộc tính tương ứng.
Tùy chỉnh các thuộc tính câu hỏi khi tạo biểu mẫu với Notion Forms
3. Lên Kế Hoạch Cho Chuyến Đi Hoàn Hảo
Một trong những cách yêu thích của tôi để tận dụng Notion hiệu quả là lập kế hoạch cho chuyến đi tiếp theo. Đã qua rồi cái thời các tab trình duyệt rải rác, những gợi ý nhà hàng bị lãng quên và hàng tá tìm kiếm để xác nhận đặt chỗ. Giờ đây, toàn bộ chuyến đi của tôi nằm gọn trong một trang Notion chuyên dụng.
Tôi đã tạo một trang riêng với các tiện ích như dự báo thời tiết và đếm ngược, đồng thời thêm một cơ sở dữ liệu hành trình hoàn chỉnh với các chi tiết như tên, loại, ngày, khu vực, xếp hạng và nhiều hơn nữa. Ngoài ra, tôi còn bổ sung các mục hành động, thông tin liên hệ khẩn cấp và thậm chí là chèn một thư viện ảnh các nhà hàng yêu thích cùng với hình ảnh liên quan.
4. Theo Dõi Thói Quen (Habit Tracker) Với Phân Tích Chuyên Sâu
Tôi đã thử nhiều ứng dụng và nhật ký giấy, nhưng sự linh hoạt của Notion cho phép tôi xây dựng một hệ thống thích ứng với thói quen đang phát triển của mình. Về cơ bản, công cụ theo dõi thói quen của tôi là một cơ sở dữ liệu đơn giản. Mỗi mục trong cơ sở dữ liệu này đại diện cho một ngày duy nhất, với thuộc tính ngày làm định danh chính.
Đối với mỗi thói quen tôi muốn theo dõi, tôi tạo một thuộc tính ô kiểm riêng biệt. Vì vậy, khi tôi mở một trang, tôi sẽ thấy một danh sách các ô kiểm, một cho mỗi thói quen. Tôi đã thêm một công thức để tính phần trăm tiến độ trong ngày dựa trên số lượng ô kiểm tôi đã đánh dấu so với tổng số thói quen.
Giao diện theo dõi thói quen hàng ngày với các checkbox trong Notion
5. Lên Kế Hoạch Cải Tạo Nhà Cửa Từ A Đến Z
Lập kế hoạch cải tạo nhà luôn là một quá trình phức tạp. Đây là lúc Notion trở thành trung tâm chỉ huy của tôi. Tôi bắt đầu với một trang “Home Renovation Hub” chính. Đây không chỉ là một trang đơn giản; đó là một bảng điều khiển chứa đầy các cơ sở dữ liệu liên kết, đại diện cho mọi khía cạnh của dự án.
Tôi có thể thêm cơ sở dữ liệu tiến độ dự án, cơ sở dữ liệu nhà thầu và nhà cung cấp, và cơ sở dữ liệu thiết kế và cảm hứng liên kết đến các trang Pinterest yêu thích của tôi. Cuối cùng, một cơ sở dữ liệu nhật ký liên lạc đơn giản giúp theo dõi mọi cuộc trò chuyện quan trọng với nhà thầu, nhà cung cấp và các thành viên trong gia đình.
Bảng điều khiển Notion giúp lập kế hoạch cải tạo nhà và quản lý dự án
6. Xây Dựng Thư Viện Trò Chơi Điện Tử Riêng
Đây là một trong những thiết lập Notion yêu thích khác của tôi. Tôi đã tạo một trung tâm giải trí chuyên dụng ngay trong trang Notion của mình. Nó bắt đầu với cơ sở dữ liệu “Now Playing” với chế độ xem Gallery để hiển thị các trò chơi hiện tại của tôi. Trang Notion tiếp tục với danh sách yêu thích (wishlist) của tôi, một cơ sở dữ liệu chuyên dụng cho các trò chơi với tên, xếp hạng, trạng thái (đang chơi, hoàn thành, trong danh sách yêu thích, v.v.), lời nhắc và nhiều thứ khác. Khả năng với thiết lập này là vô tận.
Thư viện trò chơi điện tử được tổ chức dạng Gallery trong Notion
7. Đánh Giá Hiệu Suất Kinh Doanh Hàng Năm
Ngay sau khi năm tài chính kết thúc, tôi sẽ mở không gian làm việc Notion của mình và bắt đầu viết về hiệu suất kinh doanh trong năm. Tôi đã thêm một số trang con như thành tựu, đánh giá hàng năm, thách thức, mục tiêu kinh doanh và nhiều hơn nữa. Tôi cũng ghi lại ba thành tựu hàng đầu của mình để giữ động lực.
Phần yêu thích của tôi là mục “Bài học kinh nghiệm”, nơi tôi tạo một danh sách các trang mà mỗi trang trình bày chi tiết một bài học cụ thể, bao gồm điều gì đã xảy ra, tác động và bài học rút ra cho năm tới. Tôi cũng liên kết trực tiếp với cơ sở dữ liệu khách hàng của mình để xem xét tỷ lệ chuyển đổi, duy trì khách hàng và phản hồi chính nhận được trong suốt năm.
Trang tổng quan đánh giá hiệu suất kinh doanh cuối năm trong Notion
Khai Phá Toàn Bộ Tiềm Năng của Notion
Với những thủ thuật này, cá nhân tôi đã tận dụng Notion hiệu quả để biến đổi mọi thứ từ thói quen hàng ngày đến các mục tiêu dài hạn. Tôi cũng khuyến khích bạn ghé thăm kho mẫu template Notion để tìm kiếm cảm hứng. Nhưng một khi bạn có ý tưởng sáng tạo, hãy đảm bảo tùy chỉnh trang Notion để phù hợp với nhu cầu cụ thể của bạn. Rốt cuộc, vẻ đẹp thực sự của Notion nằm ở khả năng thích ứng vô tận của nó. Vì vậy, đừng ngại thử nghiệm, kết hợp các ý tưởng và làm chủ Notion trong thời gian ngắn!