Các công thức Excel là xương sống của mọi bảng tính mạnh mẽ. Tuy nhiên, chúng cũng có thể trở thành nguồn gốc của sự bực bội khi mọi thứ không như ý. Một lỗi gõ nhỏ hoặc một dấu ngoặc đơn đặt sai vị trí có thể làm hỏng các phép tính của bạn ngay lập tức. Excel có thể hiển thị những lỗi khó hiểu như #REF! hay #N/A!, khiến bạn cảm thấy muốn bỏ cuộc. Thay vì từ bỏ, hãy nắm vững các kỹ năng gỡ lỗi Excel này để xác định chính xác nguồn gốc lỗi và khôi phục lại trật tự cho bảng tính của bạn.
Cho dù bạn là một chuyên gia bảng tính hay chỉ mới bắt đầu hành trình với Excel, bạn đều có thể nắm vững nghệ thuật gỡ lỗi công thức để tiết kiệm thời gian, tránh những cơn đau đầu và có thể cả việc đập vỡ vài chiếc bàn phím.
Các dự án thú vị và sáng tạo có thể làm với Microsoft Excel
4 Kỹ Thuật Gỡ Lỗi Excel Cơ Bản Bạn Cần Nắm Vững
Bắt Đầu Từ Những Lỗi Rõ Ràng Nhất
Ngay cả những người dùng Excel có kinh nghiệm cũng có thể mắc phải những lỗi đơn giản. Trước khi đi sâu vào các phương pháp gỡ lỗi phức tạp, hãy đảm bảo bạn đã xem xét những yếu tố cơ bản đầu tiên. Xét cho cùng, Excel không khoan nhượng với lỗi chính tả. Một lỗi gõ duy nhất trong tên hàm (ví dụ: SUM thay vì SMU), tham chiếu ô (A1 thay vì A2), hoặc toán tử (+ thay vì -) có thể làm sai lệch toàn bộ phép tính của bạn.
Ví dụ, công thức =VLOOUP(A1, B1:C10, 2, FALSE) sẽ không hoạt động vì hàm VLOOKUP đã bị gõ sai chính tả. Bạn nên sử dụng tính năng tự động hoàn thành của Excel để tránh những lỗi gõ này. Bạn cũng cần lưu ý đến dấu ngoặc đơn, vì chúng sẽ quyết định thứ tự thực hiện các phép toán trong công thức của bạn. Hãy minh họa bằng một ví dụ đơn giản. Khi bạn gõ =10 + 5 * 2, kết quả là 20, nhưng =(10 + 5) * 2 lại cho kết quả là 30.
Bạn cũng cần sử dụng cú pháp cụ thể để xác định thứ tự và loại đối số mà hàm yêu cầu. Ví dụ, =SUM(A1:A10) là đúng, nhưng =SUM(A1, A10) sẽ chỉ tính tổng hai ô đó chứ không phải toàn bộ phạm vi. Nếu bạn không chắc chắn về cú pháp của một hàm, hãy sử dụng nút fx bên cạnh thanh công thức để được hỗ trợ.
3 Chia Nhỏ Các Công Thức Phức Tạp Để Tìm Lỗi
Kiểm Tra Với Các Giá Trị Đơn Giản
Mẹo gỡ lỗi công thức Excel cơ bản
Khi bạn xử lý các công thức dài và phức tạp, điều quan trọng là phải chia nhỏ chúng để xác định nguồn gốc lỗi. Bạn có thể phân chia công thức thành các phần nhỏ hơn và kiểm tra từng phần một cách riêng lẻ. Điều này giúp bạn xác định chính xác phần nào đang gây ra sự cố.
Thay vì chỉ nhìn vào =IF(SUM(A1:A10)>100, AVERAGE(B1:B10), SUM(C1:C10)), bạn có thể kiểm tra SUM(A1:A10), AVERAGE(B1:B10) và SUM(C1:C10) một cách riêng biệt. Bạn cũng có thể sử dụng các ô tạm thời để hiển thị kết quả của từng phần nhằm dễ dàng phân tích hơn.
Bạn nên thay thế các phần phức tạp của công thức bằng các số đơn giản để xem logic cốt lõi có hoạt động đúng không. Điều này giúp bạn loại trừ các vấn đề về kiểu dữ liệu hoặc các giá trị không mong muốn trong các phạm vi dữ liệu của bạn.
Mẹo làm sạch dữ liệu lộn xộn trong Excel
2 Khám Phá Các Công Cụ Gỡ Lỗi Tích Hợp Của Excel
Excel đi kèm với các công cụ tích hợp mạnh mẽ giúp bạn theo dõi và loại bỏ lỗi công thức. Bạn sẽ tìm thấy bộ công cụ này trong tab Formulas (Công thức) trên Excel. Hãy cùng điểm qua một số tùy chọn phổ biến nhất.
Trace Precedents (Theo Dõi Tiền Lệ)
Theo dõi tiền lệ trong Excel để gỡ lỗi công thức
Tùy chọn này giúp bạn trực quan hóa các mối phụ thuộc trong bảng tính của mình và hiểu dữ liệu đến từ đâu. Ví dụ, nếu bạn theo dõi tiền lệ cho một ô có công thức =SUM(A1:A5), các mũi tên sẽ chỉ từ các ô A1 đến A5 đến ô được chọn.
Trace Dependents (Theo Dõi Phụ Thuộc)
Đây là chức năng ngược lại với Trace Precedents, nó hiển thị các ô khác phụ thuộc vào kết quả đầu ra của ô được chọn. Bạn có thể lường trước hậu quả của những thay đổi và tránh các lỗi không mong muốn trong bảng tính của mình.
Evaluate Formula (Đánh Giá Công Thức)
Đây là một thủ thuật Excel cần thiết mà nhiều người ước mình biết sớm hơn. Nó mở một hộp thoại cho phép bạn xem từng bước quá trình tính toán công thức. Bạn có thể xem nhanh kết quả của từng phần của công thức. Điều này rất tiện lợi khi xử lý các công thức lồng ghép phức tạp hoặc các công thức có nhiều hàm.
Error Checking (Kiểm Tra Lỗi)
Kiểm tra lỗi công thức Excel
Excel tự động thực hiện một số kiểm tra lỗi trong nền. Khi không có thủ thuật thông thường nào hiệu quả, hãy sử dụng công cụ Error Checking để kích hoạt kiểm tra các lỗi phổ biến như công thức không nhất quán hoặc lỗi trong công thức.
1 Sử Dụng Chế Độ “Show Formulas” Để Xem Tất Cả Công Thức Cùng Lúc
Tổng Quan Nhanh Về Tất Cả Công Thức
Chế độ hiển thị công thức trong Excel
Kiểm tra công thức cho từng ô có thể rất tốn thời gian. Thay vì nhấp vào từng ô một, bạn có thể sử dụng tùy chọn Show Formulas (Hiển thị Công thức) để hiển thị tất cả các công thức cùng một lúc. Khi bạn kích hoạt tính năng này, Excel tạm thời ẩn các kết quả tính toán trong tất cả các ô và hiển thị các công thức thực tế thay vào đó.
Bằng cách đó, bạn có cái nhìn tổng thể về cách bảng tính của mình được cấu trúc và cách các công thức tương tác. Nó giúp bạn nhanh chóng quét bảng tính của mình để tìm các lỗi tiềm ẩn trong công thức, chẳng hạn như lỗi gõ, tham chiếu ô không chính xác hoặc dấu ngoặc đơn đặt sai vị trí.
Tuy nhiên, khi bạn ở chế độ Show Formulas, bạn không thể chỉnh sửa công thức trực tiếp. Bạn phải ghi lại các lỗi và quay lại chế độ bình thường để thực hiện các chỉnh sửa cần thiết.
Làm Chủ Các Công Thức Excel Của Bạn
Gỡ lỗi công thức Excel là một kỹ năng mà bất kỳ ai cũng có thể nắm vững, và nó ít đáng sợ hơn bạn nghĩ. Hãy đánh dấu bài viết này và xem lại bất cứ khi nào bạn gặp lỗi công thức. Bạn không cần phải nhìn chằm chằm vào màn hình vô tận, nghi ngờ logic của mình hay tìm kiếm câu trả lời trên Google nữa. Bên cạnh các công thức Excel tiêu chuẩn, bạn cũng có thể khám phá DAX để cải thiện các phép tính của mình.
