Việc sử dụng kết hợp các công cụ quản lý dự án như Trello và Notion đôi khi có thể trở nên quá tải khi bạn cần sắp xếp các dự án cá nhân. Mặc dù cả hai đều là những ứng dụng hiệu quả, nhưng tôi bắt đầu cảm thấy mệt mỏi với việc phải liên tục chuyển đổi giữa hai nền tảng này. Sau khi thử nghiệm nhiều lựa chọn thay thế khác nhau, tôi đã nghe theo lời khuyên của đồng nghiệp và quyết định dùng thử Focalboard – một ứng dụng mã nguồn mở đầy hứa hẹn. Focalboard được thiết kế như một công cụ quản lý dự án cá nhân toàn diện, và tôi đã tự host máy chủ Focalboard cho riêng mình vì nó tích hợp lịch, danh sách công việc và các thẻ theo phong cách Kanban vào cùng một giao diện duy nhất. Dưới đây là câu chuyện về cách Focalboard đã giúp tôi thay thế Trello và Notion, từ đó nâng cao năng suất làm việc một cách đáng kể.
Các lựa chọn thay thế Notion có chế độ ngoại tuyến
Cài đặt Focalboard Personal Server: Khó khăn và Giải pháp
Là một ứng dụng hoàn toàn mã nguồn mở, Focalboard trở thành lựa chọn hàng đầu để tôi triển khai trên máy chủ gia đình của mình. Mặc dù có sẵn dưới dạng ứng dụng độc lập cho macOS, Windows và Linux, nhưng việc này đồng nghĩa với dữ liệu sẽ chỉ nằm trên một máy và không thể truy cập từ nơi khác. Chính vì vậy, tôi đã chọn tự host Focalboard Personal Server. Quá trình cài đặt được thực hiện thông qua Docker trên Raspberry Pi của tôi, thiết bị đang chạy Pi OS Lite (64-bit).
Nhờ có image Docker của Focalboard dành cho các máy ARM của Jimmymasaru, quá trình cài đặt diễn ra khá suôn sẻ và Focalboard đã chạy thành công trong một container Docker trên máy chủ phòng lab của tôi. Tuy nhiên, phần khó khăn nhất nằm ở việc nhập dữ liệu từ các tài khoản Trello và Notion hiện có. Để làm được điều này, tôi cần tạo các tệp lưu trữ bằng cách xuất dữ liệu dưới dạng JSON. Đây là công đoạn duy nhất khá rườm rà của Focalboard, nhưng bù lại, các tệp lưu trữ này sau đó có thể được nhập vào với rất ít chỉnh sửa.
Truy cập Focalboard trên mọi nền tảng chỉ với trình duyệt web
Tất cả những gì bạn cần là một trình duyệt
Lý do chính khiến tôi chọn Focalboard Personal Server là khả năng sử dụng nó trực tiếp từ trình duyệt web, loại bỏ sự phụ thuộc vào ứng dụng riêng. Dù là máy tính hay máy tính bảng, Focalboard đều dễ dàng truy cập và hoạt động trơn tru. Mặc dù giao diện trên thiết bị di động vẫn còn cần được hoàn thiện thêm, nhưng nhìn chung vẫn khá dễ quản lý.
Giao diện Focalboard trên máy tính bảng qua trình duyệt web
Việc có thể truy cập Focalboard từ máy tính hoặc máy tính bảng đã giúp mọi thành viên trong gia đình tôi dễ dàng sử dụng. Quan trọng hơn, mọi thay đổi mà bất kỳ ai thực hiện đều được phản ánh gần như ngay lập tức, mang lại trải nghiệm nhất quán, đặc biệt khi chúng tôi cùng cộng tác trong các công việc hàng ngày.
Thiết lập bảng Kanban để quản lý dự án hiệu quả
Bắt đầu với các dự án một cách nhanh chóng
Theo mặc định, Focalboard cung cấp một bộ sưu tập các bảng mẫu mà tôi có thể dễ dàng nhân bản để tạo danh sách công việc hàng tuần và lên kế hoạch cho các dự án của mình. Điều này giúp tôi tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức so với việc phải xây dựng một bảng từ đầu. Bộ sưu tập các mẫu mặc định bao gồm nhiều loại bảng được sử dụng trong nhóm, chẳng hạn như kênh bán hàng, kế hoạch chạy nước rút (sprint planner) hay góc nhìn của nhóm.
Tuy nhiên, tôi đã quyết định sao chép các mẫu mục tiêu cá nhân, dự án và lịch nội dung để tạo các bảng riêng biệt từ đầu. Tôi nhận thấy rất thú vị khi có thể thêm nhiều thuộc tính khác nhau vào một thẻ công việc, ví dụ như tên, ngày, email, URL, hộp kiểm và nhiều tùy chọn khác. Để thuận tiện, tôi có thể chuyển đổi giữa các chế độ xem khác nhau của một bảng tùy thuộc vào nhiệm vụ và cách tôi muốn hiển thị dữ liệu.
Sắp xếp và lọc công việc để có cái nhìn tổng quan hơn
Tổ chức lại sự hỗn loạn
Việc chạy hai phiên bản Focalboard riêng biệt không giúp tôi thoát khỏi sự hỗn loạn do tự tạo. May mắn thay, Focalboard cung cấp vô số tùy chọn để tôi tổ chức và lọc các thẻ công việc theo cách mình muốn. Tôi sử dụng tùy chọn Thuộc tính (Properties) để thêm nhiều chi tiết hơn vào các thẻ, chẳng hạn như ngày tạo, người tạo và các bình luận, để không bỏ sót bất kỳ thông tin quan trọng nào. Ngoài ra, Focalboard còn cung cấp các tùy chọn nhóm, lọc và sắp xếp để xem các công việc theo thuộc tính hoặc giá trị cụ thể.
Việc nhóm các công việc giúp tôi dễ dàng xem trạng thái hoặc mức độ ưu tiên của chúng, cho phép tôi tập trung vào những nhiệm vụ cần được chú ý ngay lập tức. Thông thường, tôi thấy gia đình mình sử dụng bộ lọc để tập trung vào các công việc cụ thể chỉ liên quan đến họ. Việc sắp xếp công việc theo trạng thái mỗi tuần mang lại cho tôi cái nhìn rõ ràng về tiến độ của mình.
Tiện ích khi sử dụng Focalboard cục bộ: Không cần Internet
Không yêu cầu Internet hoạt động
Vì tôi tự host Focalboard, tôi có thể sử dụng nó cục bộ, ngay cả khi không có kết nối internet. Tôi biết rằng Notion có thể hoạt động offline, nhưng việc truy cập dữ liệu từ các thiết bị khác thường liên quan đến quá trình đồng bộ hóa, đôi khi có thể làm chậm mọi thứ. Tuy nhiên, tôi không thể nói điều tương tự về Trello, và vì vậy, tôi mong muốn một công cụ có khả năng hoạt động cục bộ mà không phụ thuộc vào kết nối internet và cho phép tôi sở hữu hoàn toàn dữ liệu của mình.
Chế độ tối (Dark Theme) của Focalboard
Tôi đã neo Focalboard vào bảng điều khiển trên iPad mà tôi chia sẻ với gia đình, cho phép họ xem và sử dụng nó. Vì Focalboard lưu trữ tất cả dữ liệu trong bộ nhớ của máy chủ gia đình, tôi không gặp bất kỳ lỗi bất thường hay tình trạng chậm trễ nào khi truy cập.
Mời nhiều người dùng cùng cộng tác: Không giới hạn số lượng
Không có giới hạn
Giới hạn người dùng trong Trello và giới hạn Block trong Notion thực sự đã khiến tôi khó chịu. Với Focalboard, tôi nhanh chóng tận dụng sự tự do “không giới hạn” này và gửi lời mời một cách thoải mái. Vì không có giới hạn về số lượng người dùng hoặc khách mời mà tôi có thể mời, điều này đã giúp tôi thoát khỏi những hạn chế của Notion và Trello về số lượng người dùng và block trên mỗi dự án. Việc tự host cục bộ đồng nghĩa với việc chỉ những người trong mạng gia đình của tôi mới có thể truy cập, và tôi hoàn toàn hài lòng với điều đó.
Tuy nhiên, tôi đang cân nhắc cài đặt một phiên bản Focalboard trên VPS Ubuntu dự phòng của mình để sử dụng với bạn bè và người thân ở các quốc gia khác nhau. Điểm duy nhất khiến tôi băn khoăn là tôi không thể xóa hoàn toàn người dùng khỏi cơ sở dữ liệu.
Ứng dụng Notion đang mở trên máy tính xách tay
Tối giản với sự tập trung hoàn toàn
Giao diện của Focalboard giữ mọi thứ đơn giản nhưng vẫn cho phép bạn tận hưởng không gian làm việc theo phong cách Kanban hiệu quả. Sau một thời gian sử dụng, tôi tin rằng mình không cần một công cụ quản lý dự án phức tạp cho mục đích cá nhân. Mặc dù Focalboard có thể trông hơi “lỗi thời”, nhưng nó bao gồm tất cả các tùy chọn cần thiết để thêm biểu tượng, thuộc tính người tạo và các tính năng tổ chức khác. Gia đình tôi không bỏ lỡ cơ hội nào để kiểm tra các công việc của chúng tôi và thích để lại bình luận. Cá nhân tôi đã trở nên có trách nhiệm hơn với các mục tiêu công việc của mình, bên cạnh việc theo dõi các nhiệm vụ giúp cải thiện sức khỏe thể chất và tinh thần.
Tuy nhiên, tôi nhận ra rằng Focalboard không phải là sự thay thế phù hợp cho Notion trong việc thêm các nội dung ngoài các nhiệm vụ và dự án của tôi. Đối với việc quản lý tri thức, tôi đã đưa Docmost vào danh sách rút gọn để thay thế Notion, vì tôi có thể nhanh chóng triển khai và chạy nó trong một container Docker.
Kết luận
Focalboard đã chứng tỏ là một giải pháp thay thế tuyệt vời và hiệu quả cho Trello và Notion trong quản lý dự án cá nhân, đặc biệt là với khả năng tự host và tính chất mã nguồn mở. Nó cung cấp một giao diện trực quan, tích hợp nhiều tính năng cần thiết như bảng Kanban, danh sách công việc và lịch, giúp tôi và gia đình dễ dàng tổ chức và theo dõi mọi nhiệm vụ. Việc không giới hạn người dùng và khả năng truy cập offline mang lại sự linh hoạt và quyền kiểm soát dữ liệu tối đa mà các công cụ khác khó có thể sánh bằng. Mặc dù Focalboard tập trung vào quản lý dự án và có thể không thay thế hoàn toàn Notion cho mục đích quản lý tri thức sâu rộng, nhưng đối với các nhu cầu quản lý công việc cá nhân và cộng tác nhỏ, đây chắc chắn là một lựa chọn đáng cân nhắc.
Bạn đã từng trải nghiệm Focalboard hay bất kỳ công cụ quản lý dự án mã nguồn mở nào khác chưa? Hãy chia sẻ kinh nghiệm của bạn trong phần bình luận dưới đây hoặc khám phá thêm các bài viết công nghệ hữu ích khác trên blogcongnghe.net!