Tôi là một người khá mới mẻ trong lĩnh vực tự động hóa. Trước đây, có thể tôi đã thử tự động hóa một hoặc hai tác vụ bằng IFTTT trên điện thoại, nhưng đó là tất cả. Tôi đã lãng phí rất nhiều thời gian để thực hiện thủ công những công việc mà tôi không hề nhận ra có thể tự động hóa chỉ trong vài phút. Gần đây, tôi quyết định nghiêm túc tìm hiểu về nó. Nhiều bài đăng trên Reddit và những người bạn am hiểu về tự động hóa đã giới thiệu n8n, vì vậy tôi không tìm kiếm thêm nữa.
Đối với những ai chưa biết, n8n là một nền tảng tự động hóa cho phép bạn thiết kế các quy trình làm việc (workflows) để thực hiện các tác vụ được định nghĩa trước trên nhiều ứng dụng khác nhau. Gần đây, họ đã bổ sung rất nhiều tính năng mới, bao gồm một AI Agent bản địa. Sau khi dùng thử, tôi thực sự bị cuốn hút và kinh ngạc trước sự mạnh mẽ, dễ sử dụng của công cụ này.
Điều gì làm nên sức hút của n8n?
Mã nguồn mở và khả năng tự host linh hoạt
Một trong những điểm tuyệt vời nhất của n8n là nó hoàn toàn mã nguồn mở và có thể tự host. Điều này có nghĩa là tôi có thể chạy nó trên máy tính hoặc máy chủ của riêng mình hoàn toàn miễn phí, và kiểm soát dữ liệu của mình một cách tuyệt đối. Trình xây dựng quy trình làm việc trực quan của n8n thực sự ấn tượng và dễ hiểu. Bạn có thể dễ dàng kéo và thả các khối (gọi là “nodes”) cho Gmail, Notion, Google Analytics, các nền tảng quảng cáo, mạng xã hội và nhiều ứng dụng khác, sau đó kết nối chúng để tạo ra các quy trình tự động hóa. Nếu bạn cần tùy chỉnh sâu hơn, bạn có thể chuyển sang chế độ code node và viết mã JavaScript hoặc Python.
Ví dụ, tôi đã kết nối biểu mẫu liên hệ trên trang web của mình (qua webhook) với n8n để mỗi yêu cầu của khách hàng mới tự động tạo một nhiệm vụ trong cơ sở dữ liệu Notion của tôi. Khi lọc các câu trả lời từ biểu mẫu, tôi đã thêm một đoạn mã JavaScript nhỏ để định dạng ngày theo cách tôi muốn, giúp tôi tiết kiệm vài thao tác nhấp chuột.
Ngoài ra, n8n còn có các node cho hầu hết mọi công cụ mà một chuyên gia có thể sử dụng: Gmail và Outlook cho email, Notion để sắp xếp thông tin, Google Sheets cho các cơ sở dữ liệu đơn giản, Slack hoặc Discord cho trò chuyện, thậm chí cả bộ xử lý Markdown, RSS feeds và webhooks. Tôi rất hài lòng khi thấy các ứng dụng quen thuộc của mình đều đã được hỗ trợ.
Giao diện n8n đang chạy trên Proxmox, minh họa khả năng tự host và tùy chỉnh hệ thống tự động hóa.
Tự động hóa với n8n – Không giới hạn khả năng
Tiềm năng tự động hóa vô tận và những ví dụ thực tế
Có vô số khả năng cho những gì bạn có thể tự động hóa với n8n. Chẳng hạn, tôi theo dõi một vài bảng tin tuyển dụng freelance có RSS feeds. Tôi đã thiết lập node RSS Feed của n8n để kiểm tra chúng mỗi buổi sáng. Tôi thêm một bộ lọc để chỉ bắt các tin tuyển dụng có từ khóa ưu tiên của mình, như “remote”. Nếu một công việc mới phù hợp, n8n sẽ gửi email cho tôi với các chi tiết.
Một quy trình tự động hóa đặc biệt hữu ích khác là theo dõi chi phí. Bạn có thể sử dụng các tích hợp của n8n để tự động lấy biên lai từ email của mình và lưu trữ chúng vào Notion, Excel, Google Sheets, Firefly III hoặc các ứng dụng khác. Bạn cũng có thể tích hợp Telegram, Discord hoặc Slack để nhận thông báo về mọi giao dịch ra vào tài khoản của mình.
N8n cũng có thể giúp tự động hóa việc đăng bài lên mạng xã hội. Thay vì đăng nội dung thủ công lên nhiều nền tảng, một workflow có thể lấy nội dung từ Google Sheet hoặc hệ thống quản lý nội dung, định dạng nó cho từng nền tảng và tự động xuất bản. Việc này có thể được thiết lập bằng cách sử dụng kết nối API trực tiếp với các nền tảng mạng xã hội khác nhau.
Tài khoản n8n hiển thị các tích hợp với NocoDB và Notion, thể hiện khả năng kết nối đa dạng để tự động hóa công việc.
Những điều tôi ước đã biết sớm hơn về n8n
Dễ sử dụng hơn tưởng tượng
Tôi từng nghĩ rằng tự động hóa quá phức tạp hoặc chỉ dành cho các công ty công nghệ lớn. Tôi cảm thấy mình không đủ “kỹ thuật” để làm được. Nhưng đường cong học tập của n8n hóa ra lại dễ dàng hơn nhiều so với tôi tưởng. Giao diện trực quan hướng dẫn bạn xây dựng quy trình làm việc từng bước một, và có rất nhiều mẫu (templates) cũng như ví dụ có sẵn trực tuyến.
Thực tế, tôi đã tìm thấy các mẫu cho hầu hết mọi thứ tôi cần tự động hóa. Mặc dù nhiều mẫu workflow do cộng đồng tạo ra hướng tới các doanh nghiệp và nền tảng CRM, vẫn có vô số cách để sử dụng chúng trong cuộc sống hàng ngày của bạn.
Bạn có thể bắt đầu với một quy trình làm việc nhỏ và thấy ngay lợi ích. Tôi đã tiết kiệm một giờ trong tuần đầu tiên chỉ bằng cách tự động hóa biểu mẫu khách hàng tiềm năng và thông báo qua email. Nếu bạn gặp khó khăn, có rất nhiều hướng dẫn từ cộng đồng và các luồng làm việc sẵn có trong tài liệu và diễn đàn của n8n.
Tôi cũng đã thử Zapier, nhưng n8n phù hợp với tôi hơn vì nó cung cấp sự linh hoạt cao hơn và cho phép tự host. Nó có những điểm riêng mà bạn chỉ nhận ra sau khi dành thời gian sử dụng và tìm kiếm giải pháp trong các diễn đàn cộng đồng. Điều duy nhất tôi không khuyến nghị là dịch vụ Cloud của họ. Nó có vẻ nhiều lỗi và không ổn định hơn so với phiên bản tự host của tôi, với nhiều lỗi hết thời gian chờ hơn, có lẽ do giới hạn tài nguyên chia sẻ. Tuy nhiên, tôi vẫn sẽ giới thiệu n8n cho bất kỳ ai đang tìm kiếm một giải pháp thay thế mã nguồn mở, chi phí thấp cho Zapier.
Tự động hóa giúp bạn tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức
n8n thực sự tỏa sáng khi tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại. Và giờ đây, khi AI đang là xu hướng, bạn thậm chí có thể tạo ra các quy trình tự động hóa AI cho nhiều việc khác nhau. Nếu bạn quan tâm đến tự động hóa trong gia đình, bạn cũng có thể tìm hiểu thêm về các giải pháp tự động hóa hữu ích.
Trong thế giới công nghệ luôn thay đổi, việc tận dụng các công cụ như n8n không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn mở ra những khả năng mới trong cách chúng ta làm việc. Hãy bắt đầu trải nghiệm và khám phá tiềm năng của n8n ngay hôm nay!