Trong kỷ nguyên số, việc quản lý vô số danh sách công việc, ghi chú và các dự án cá nhân hay công việc thường ngày có thể trở nên quá tải. Đây là lúc một giải pháp năng suất toàn diện như Notion phát huy sức mạnh. Notion cung cấp một “khuôn canvas” hoàn hảo để bạn xây dựng một hệ thống cá nhân hóa, đáp ứng chính xác nhu cầu độc đáo của mình. Tuy nhiên, bắt đầu từ đâu có thể là một thách thức lớn. Việc di chuyển toàn bộ cuộc sống của bạn vào một nền tảng mới nghe có vẻ đáng sợ, nhưng thực tế thì không cần phải như vậy.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ phân tích toàn bộ quy trình thành các mẹo hành động cụ thể, giúp bạn có một quá trình chuyển đổi suôn sẻ và khai thác tối đa sức mạnh của Notion, biến nó thành công cụ năng suất tối ưu.
Notion là công cụ quản lý dự án hiệu quả
7. Xác định mục tiêu của bạn với Notion
Đặt ra các ưu tiên
Trước khi đi sâu vào khả năng rộng lớn của Notion, hãy dành một chút thời gian để suy nghĩ về các ưu tiên cốt lõi của bạn. Rốt cuộc, trọng tâm của bạn nên là kết quả bạn muốn đạt được, chứ không chỉ là thông tin bạn lưu trữ trong Notion. Cách tiếp cận này giúp bạn tránh lạc lối trong việc tùy chỉnh vô tận và tập trung vào những gì thực sự quan trọng. Dưới đây là một số câu hỏi bạn có thể tự hỏi mình:
- Những điều gì đang lãng phí thời gian nhiều nhất của tôi, và Notion có thể giúp tôi loại bỏ chúng như thế nào?
- Những thông tin nào tôi cần truy cập thường xuyên (theo dõi sách, cơ sở dữ liệu đăng ký, nhật ký, ghi chú cuộc họp, v.v.)?
- Mức độ phức tạp nào tôi cảm thấy thoải mái khi sử dụng?
- Tôi muốn thay thế những ứng dụng hiện có nào bằng Notion?
6. Nhập dữ liệu từ các ứng dụng hiện có
Không bỏ lại dữ liệu của bạn
Nhờ tính linh hoạt, bạn có thể sử dụng Notion để quản lý công việc và dự án, ghi chú, tạo công cụ theo dõi thói quen, và thậm chí xây dựng một nhật ký kỹ thuật số. Nhìn chung, Notion có thể thay thế nhiều ứng dụng trong quy trình làm việc của bạn. Nếu bạn đã và đang sử dụng các công cụ như Evernote, Trello, Asana, Google Docs hoặc Word, điều quan trọng là phải nhập dữ liệu từ chúng trước khi bắt đầu.
Bạn có thể đơn giản truy cập Settings > Import (Cài đặt > Nhập), chọn dịch vụ bạn muốn và làm theo hướng dẫn trên màn hình để hoàn tất quá trình.
Hướng dẫn cách nhập dữ liệu từ các ứng dụng khác vào Notion
Lưu ý: Đừng cố gắng nhập mọi thứ cùng một lúc. Hãy bắt đầu với một lượng nhỏ dữ liệu để đảm bảo quá trình nhập hoạt động chính xác.
5. Bắt đầu với các mẫu Notion (Templates)
Tại sao phải bắt đầu từ đầu?
Thư viện mẫu (template gallery) là trái tim và linh hồn của Notion. Ngoài hàng trăm mẫu có sẵn của Notion, bạn có thể truy cập một thư viện mở rộng với hàng nghìn tùy chọn được cung cấp bởi những người dùng hiện có. Các mẫu này cung cấp một điểm khởi đầu tuyệt vời mà bạn có thể cá nhân hóa để phù hợp với nhu cầu riêng của mình. Mẫu cũng có thể khơi nguồn cảm hứng cho những cách mới để tổ chức cuộc sống và công việc của bạn. Bạn có thể khám phá những trường hợp sử dụng mà bạn chưa từng xem xét.
Cho dù bạn muốn tạo một hệ thống CRM bán hàng, bảng điều khiển tài chính, lộ trình sản phẩm, kế hoạch du lịch, quản lý cuộc sống hay theo dõi bài tập, bạn đều có vô số lựa chọn để bắt đầu.
Lời khuyên: Đừng quá tải bản thân với các mẫu phức tạp có chứa widget, công thức, tự động hóa, v.v. Khi mới bắt đầu, hãy thử với một mẫu cơ bản cho ghi chú cuộc họp, lịch trình hàng tuần và quản lý tác vụ.
4. Xây dựng không gian làm việc cốt lõi
Tạo cơ sở kiến thức của bạn
Xây dựng không gian làm việc cốt lõi trong Notion giống như việc xây dựng nền móng cho ngôi nhà kỹ thuật số của bạn. Đây là nơi bạn sẽ dành phần lớn thời gian, vì vậy việc thiết lập đúng đắn là rất quan trọng. Bạn nên bắt đầu với một cơ sở dữ liệu quản lý tác vụ có tính năng nhắc nhở và lịch trình hàng tuần, sau đó tạo một trang khác cho các dự án của bạn với các tác vụ, ngày đến hạn, trạng thái, người được giao và nhiều thông tin khác.
Đối với quản lý kiến thức, hãy tạo các cơ sở dữ liệu chuyên dụng cho các loại ghi chú khác nhau và tận dụng các trang lồng ghép để tổ chức thông tin một cách hiệu quả. Bạn thậm chí có thể tích hợp Lịch Gmail để quản lý lịch trình của mình một cách chuyên nghiệp. Bằng cách xây dựng các không gian làm việc cốt lõi này, bạn sẽ tạo ra một nền tảng vững chắc cho hệ thống Notion của mình.
Sử dụng các mẫu ghi chú cuộc họp trong Notion để tổ chức thông tin dự án
Gợi ý: Bạn nên bắt đầu với các cơ sở dữ liệu đơn giản và dần dần thêm độ phức tạp khi cần thiết.
3. Khám phá các cơ sở dữ liệu (Databases)
Quản lý thông tin hiệu quả
Các dạng xem cơ sở dữ liệu (database views) của Notion là một yếu tố thay đổi cuộc chơi trong việc tổ chức và trực quan hóa thông tin trong cuộc sống của bạn. Dạng xem bảng (Table views) xử lý dữ liệu có cấu trúc một cách hiệu quả, trong khi dạng xem gallery (Gallery views) hiển thị thông tin trực quan (như hiển thị sách yêu thích, địa điểm du lịch, v.v.). Tương tự, dạng xem lịch (Calendar) và dòng thời gian (Timeline) cung cấp khả năng lập kế hoạch và quản lý dự án mạnh mẽ, còn dạng xem bảng (Board views) mang đến cách động để theo dõi tiến độ.
Và với khả năng tạo biểu đồ trực tiếp từ cơ sở dữ liệu của bạn, bạn sẽ có được những hiểu biết giá trị về dữ liệu của mình. Sự linh hoạt này đảm bảo rằng mọi khía cạnh trong cuộc sống của bạn, từ các tác vụ đến mục tiêu dài hạn, đều tìm thấy vị trí hoàn hảo trong hệ sinh thái Notion của bạn. Bạn chỉ cần sử dụng lệnh dấu gạch chéo (/), gõ dạng xem cơ sở dữ liệu bạn muốn và nhấn Enter để chèn vào trang.
2. Tận dụng khối đồng bộ (Synced Blocks)
Cập nhật khối Notion theo thời gian thực
Khối đồng bộ (Synced blocks) là một trong những “Notion hacks” mà nhiều người ước rằng mình đã biết sớm hơn. Chúng cho phép bạn tạo một khối (hoặc một nhóm khối) nội dung có thể được sao chép và đặt trên nhiều trang Notion khác nhau. Khi bạn thực hiện thay đổi đối với một khối đồng bộ ở một vị trí, những thay đổi đó sẽ tự động được phản ánh ở mọi phiên bản khác của khối đồng bộ đó.
Chúng tôi thường tạo một khối đồng bộ với trạng thái dự án hiện tại và đặt nó trên các bảng điều khiển dự án, ghi chú cuộc họp và các trang giao tiếp nhóm. Trong một trường hợp sử dụng khác, chúng tôi tạo một khối đồng bộ cho danh sách các mục hành động và đặt nó trong ghi chú cuộc họp, kế hoạch dự án và danh sách tác vụ cá nhân. Khả năng là vô tận với tính năng này.
Tạo và đồng bộ hóa khối để theo dõi thói quen trong Notion
1. Tạo một trang chủ (Master Page)
Bảng điều khiển điều hướng tối thượng của bạn
Một trang chủ (master page) hoạt động như một trung tâm phím tắt cho tất cả các trang không gian làm việc thiết yếu của bạn. Nó tập trung vào tốc độ và hiệu quả, mang lại cho bạn quyền truy cập tức thì. Bạn có thể sử dụng các tiêu đề phù hợp, tạo cột và sử dụng các từ ngữ thích hợp để mô tả một trang liên kết.
Tôi đã thêm các trang như Kế hoạch hàng ngày, Bảng điều khiển dự án, Ghi chú cuộc họp, Cơ sở kiến thức, Lịch, Trình theo dõi thói quen và các trang theo dõi tài chính vào trang chủ của mình.
Thiết lập bảng điều khiển trung tâm (Master Page) trong Notion để quản lý cuộc sống
Cuộc cách mạng cuộc sống với Notion
Di chuyển cuộc sống của bạn vào Notion không chỉ là việc chuyển dữ liệu; đó là việc xây dựng một hệ thống bền vững để phát triển và nâng cao năng suất. Chúng tôi thậm chí còn chưa khám phá hết bề nổi của Notion. Một khi bạn đã xây dựng bảng điều khiển cuộc sống tối thượng của mình trong Notion, hãy tiếp tục khám phá các tính năng của nó, thử nghiệm với các quy trình làm việc khác nhau và tinh chỉnh hệ thống của bạn theo thời gian. Bạn thậm chí có thể khám phá các kỹ thuật khác nhau để tự động hóa Notion và siêu nạp khả năng ghi chú của mình.
Bạn đã và đang sử dụng Notion như thế nào? Hãy chia sẻ những mẹo hoặc cấu trúc Notion yêu thích của bạn trong phần bình luận bên dưới nhé!