Giống như nhiều người làm việc tự do (freelancer) và làm việc từ xa (remote worker) khác, tôi cũng dành phần lớn thời gian để làm việc tại nhà. Thỉnh thoảng, tôi ra ngoài đến quán cà phê hoặc không gian làm việc chung (co-working space) để tìm kiếm sự tập trung cao độ hơn. Dù làm việc ở đâu, tôi vẫn liên tục đối mặt với vấn đề về tính trách nhiệm cá nhân. Tôi có lịch trình cố định mỗi ngày, dựa vào đó tôi nhận công việc cho nhiều khách hàng. Tuy nhiên, không ít lần tôi rơi vào tình trạng trì hoãn, dẫn đến trễ hạn. May mắn thay, tôi đã quyết định khắc phục nó trước khi quá muộn. Tôi đã áp dụng một loạt các phương pháp như sử dụng ứng dụng quản lý công việc để ghi chú các đầu mục cần hoàn thành, ưu tiên các nhiệm vụ, và gần đây nhất là ghi lại thời gian tôi dành cho mỗi công việc.
Sau khi thử nghiệm nhiều ứng dụng và phần mềm khác nhau trên điện thoại thông minh và máy tính, tôi đã chọn TimeTagger. Có một vài lý do khiến tôi ưu tiên TimeTagger hơn các giải pháp tương tự khác. Thứ nhất là giao diện người dùng (UI) đơn giản nhưng hiệu quả, và thứ hai là khả năng tự host (self-hosted) cũng như đồng bộ hóa trên nhiều thiết bị. Vì vậy, tôi đã tải Docker image, cài đặt trên máy chủ cá nhân tại nhà, và bắt đầu ghi chép giờ làm việc của mình vào TimeTagger. Chỉ sau vài ngày sử dụng, tôi đã nhận thấy rõ ràng TimeTagger đã giúp tôi có trách nhiệm hơn rất nhiều so với trước đây. Nếu bạn cũng đang làm việc tại nhà hoặc gặp khó khăn trong việc theo dõi thời gian, đây chính là lý do TimeTagger là giải pháp bạn cần để tăng năng suất làm việc.
Ghi Chép Thời Gian Đơn Giản Đến Bất Ngờ
Cách thức ghi log công việc hiện tại và quá khứ
Về mặt kỹ thuật, việc ghi chép thời gian hoặc giờ làm việc là một nhiệm vụ khá đơn giản. Có nhiều ứng dụng cho phép bạn làm điều đó, hoặc bạn thậm chí có thể thực hiện trên bảng tính Excel. Tuy nhiên, lợi thế chính của TimeTagger nằm ở giao diện người dùng thân thiện và khả năng cung cấp một cái nhìn tổng quan đồ họa về thời gian bạn đã dành để làm việc trong ngày. Có một thanh dọc ở bên trái hiển thị thời gian trong ngày. Bạn chỉ cần kéo chuột để chọn khung thời gian mong muốn trên thanh, sau đó thêm chi tiết về công việc bạn đã hoàn thành trong khoảng thời gian đó. Mọi thứ chỉ đơn giản vậy thôi. Sau khi hoàn tất, bạn có thể xem bản tóm tắt công việc của mình được liên kết với khung thời gian cụ thể đó.
Khi thêm công việc, bạn có thể bao gồm các chi tiết, bất kỳ thẻ (tag) liên quan nào, và thời lượng chính xác mà bạn đã dành cho nó. Bạn có thể thêm nhiều thẻ để phân loại nhiều loại công việc khác nhau. Chẳng hạn, bạn có thể tạo thẻ cho từng khách hàng, cho công việc cá nhân hoặc chuyên nghiệp, hoặc thậm chí là loại nhiệm vụ như viết bài, nghiên cứu, v.v. Ở phía bên phải, bạn sẽ thấy một bảng liên tục hiển thị tất cả công việc bạn đã hoàn thành trong ngày. Tổng số giờ làm việc được hiển thị ngay trên cùng. Điều này đã trở thành một yếu tố động lực mạnh mẽ đối với tôi, vì tôi luôn muốn thấy con số đó duy trì ở mức 6-8 giờ mỗi ngày. Những người tính phí khách hàng theo giờ cũng sẽ thấy TimeTagger cực kỳ hữu ích, vì bạn có thể thấy rõ thời gian của mình được phân bổ mỗi ngày cho nhiều khách hàng và dễ dàng lập hóa đơn tương ứng.
Các Tính Năng Tìm Kiếm Hữu Ích
Tối ưu với hệ thống thẻ (tags) cho mỗi công việc
Có hai trường hợp sử dụng chính cho việc thêm thẻ vào các nhiệm vụ của bạn trên TimeTagger. Ngoài việc giúp dễ dàng phân biệt giữa các công việc bạn thực hiện cho nhiều khách hàng, bạn có thể sử dụng thẻ để tìm kiếm các phiên làm việc của mình. Giả sử bạn muốn tính tổng thời gian đã bỏ ra để hoàn thành một dự án cụ thể. Nếu bạn đã gắn thẻ cho dự án đó bằng một nhãn nhất định, bạn có thể tìm kiếm từ khóa và thẻ đi kèm. Bằng cách đó, bạn có thể xem tổng thời gian dành cho dự án, cũng như thời gian dành cho phiên làm việc cụ thể liên quan đến từ khóa đó.
Giao diện tìm kiếm công việc và lọc thẻ trên ứng dụng theo dõi thời gian TimeTagger.
Ngoài các tính năng tìm kiếm, tôi cũng thích cách TimeTagger cung cấp cho bạn tùy chọn phóng to và thu nhỏ tổng quan thời gian. Điều này có nghĩa là tôi có thể xem các nhiệm vụ và thời gian dành cho chúng trong một ngày, một tuần, một tháng và thậm chí là một năm. Tính năng này rất hữu ích để tìm ra thời gian trung bình bạn dành để làm việc mỗi tuần hoặc mỗi tháng, từ đó bạn có thể đặt mục tiêu cho các tuần hoặc tháng tiếp theo. Hơn nữa, giao diện người dùng còn có một hướng dẫn tiện lợi, chỉ dẫn bạn cách thêm các nhiệm vụ mới mà bạn quên thêm trước đó, thực hiện thay đổi đối với thời gian đã ghi, v.v. Tôi ước nhiều ứng dụng cũng có hướng dẫn chi tiết như vậy!
Hướng dẫn chi tiết cách sử dụng các tính năng quản lý thời gian trên TimeTagger.
Giữ Vững Kỷ Luật và Kiểm Soát Thời Gian
Khi bạn bắt đầu ghi lại giờ làm việc của mình, bạn sẽ ngay lập tức phát triển ý thức trách nhiệm hơn trong việc hoàn thành nhiệm vụ sớm hơn. Tôi nhận thấy rằng một khi bắt đầu sử dụng TimeTagger, tôi dành ít thời gian hơn để lướt các nền tảng mạng xã hội hoặc xem nội dung vô bổ, thay vào đó, tôi tập trung vào việc hoàn thành công việc đúng hạn. Một động lực lớn là mỗi khi tôi mở TimeTagger, vào cuối ngày, nó chỉ hiển thị một vài giờ làm việc, ít hơn nhiều so với những gì tôi mong đợi từ bản thân. Tôi muốn tăng con số đó lên ít nhất 6-8 giờ mỗi ngày, và tôi đã đạt được điều đó sau khi cẩn thận thay đổi thói quen và sử dụng tính năng Pomodoro trong ứng dụng để làm việc hiệu quả và tập trung hơn.
Kết Luận
Việc đối mặt với sự trì hoãn và duy trì năng suất cao là thách thức chung của nhiều người làm việc hiện đại, đặc biệt là trong môi trường làm việc từ xa. Qua trải nghiệm cá nhân, việc áp dụng một ứng dụng theo dõi thời gian như TimeTagger không chỉ giúp tôi quản lý công việc hiệu quả hơn mà còn xây dựng tính kỷ luật và trách nhiệm. Với giao diện trực quan, khả năng tùy chỉnh bằng thẻ và tính năng tổng quan linh hoạt, TimeTagger đã trở thành công cụ đắc lực, biến mỗi giờ làm việc trở nên có ý nghĩa và mục tiêu rõ ràng hơn.
Đừng để sự trì hoãn cản trở bạn đạt được mục tiêu công việc. Hãy thử nghiệm TimeTagger hoặc một ứng dụng theo dõi thời gian tương tự để khám phá cách mà việc kiểm soát thời gian có thể thay đổi hoàn toàn thói quen làm việc và nâng cao năng suất của bạn. Bạn đã thử công cụ nào để quản lý thời gian và chống lại sự trì hoãn chưa? Hãy chia sẻ kinh nghiệm của bạn trong phần bình luận bên dưới nhé!