Trong vai trò là chủ một agency marketing nhỏ, tôi thường xuyên đối mặt với thách thức trong việc quản lý toàn bộ hoạt động kinh doanh: từ theo dõi công việc, dự án, thời hạn, tài chính cho đến các đầu việc khác nhau của nhiều khách hàng và nhân viên. Nhu cầu về một phần mềm hoạch định và quản lý tài nguyên (ERP) toàn diện là rất lớn, nhưng hầu hết các giải pháp hiện có đều yêu cầu khoản đầu tư đáng kể – một rào cản lớn đối với doanh nghiệp quy mô nhỏ. Chính vì vậy, tôi đã dành nhiều thời gian tìm kiếm một phần mềm có thể tự host, vừa tiết kiệm chi phí vừa đảm bảo hiệu quả. Hành trình đó đã đưa tôi đến với ERPNext – một công cụ ERP mã nguồn mở và có thể tự host. Mặc dù phiên bản tiêu chuẩn có thu phí thuê bao, việc tự host trên máy chủ cục bộ đã giúp tôi tiết kiệm đáng kể và nhận ra đây chính là giải pháp hoàn hảo cho các doanh nghiệp nhỏ.
Giao diện ứng dụng quản lý ngân sách cá nhân ActualBudget tự host, minh họa lợi ích của việc tự quản lý tài chính
Tại sao ERPNext là lựa chọn đáng giá?
Kho tính năng đồ sộ, đáp ứng mọi nhu cầu
Việc thiết lập ERPNext không đơn giản như cài đặt một ứng dụng thông thường. Bạn cần tự host phần mềm này, điều đó có nghĩa là bạn cần một máy chủ chạy hệ điều hành Linux hoặc sử dụng Docker container (tôi đã dùng Docker để chạy trên máy Mac của mình). Sau khi cài đặt và thiết lập hồ sơ, bạn sẽ được đưa đến bảng điều khiển chính, nơi có các phím tắt truy cập nhanh đến những phần thường xuyên sử dụng.
Thanh bên trái chứa tất cả các phần mà ERPNext cung cấp, bao gồm kế toán, mua hàng, bán hàng, kho, tài sản, tuyển dụng, bảng lương, quản lý nghỉ phép của nhân viên, ca làm việc và thậm chí cả sản xuất. Đây là một giải pháp toàn diện, giải quyết hầu hết các nhu cầu của doanh nghiệp. Trong mỗi lĩnh vực lại có các danh mục phụ, ví dụ như phải trả và phải thu trong phần kế toán. Việc có tất cả dữ liệu tập trung tại một nơi giúp giảm đáng kể việc sử dụng nhiều công cụ khác nhau. Hơn nữa, một kho lưu trữ trung tâm mà nhiều nhân viên có thể truy cập sẽ hợp lý hóa quy trình làm việc ở mức độ lớn.
Giao diện trực quan, dễ sử dụng (Dù thiết lập ban đầu phức tạp)
Một trong những điểm cộng lớn nhất của ERPNext là giao diện người dùng (UI) đơn giản nhưng chuyên nghiệp. Tôi đã từng thử nghiệm các ứng dụng ERP khác và chúng thường tạo cảm giác như đang điều khiển một con tàu vũ trụ, rất khó để làm quen. Nhưng với ERPNext, ngay cả khi bạn không có kinh nghiệm trước đó, việc sử dụng vẫn rất dễ dàng. Điều này phần lớn là do tất cả các chức năng được sắp xếp hợp lý, với các nhãn đơn giản mà bất kỳ ai cũng có thể hiểu được.
Tôi đặc biệt ấn tượng với khả năng quản lý dòng tiền, ghi lại giao dịch và tạo các báo cáo tài chính như bảng cân đối kế toán, báo cáo lãi lỗ một cách nhanh chóng. Đây là những công việc mà trước đây tôi tốn rất nhiều thời gian để thực hiện. Nếu bạn là một công ty sản xuất sản phẩm, bạn còn có thể theo dõi tồn kho, quản lý đơn hàng, xử lý vận chuyển và hoàn tất đơn hàng. Đối với các doanh nghiệp tự sản xuất, phần mềm còn giúp theo dõi mức tiêu thụ nguyên liệu và năng lực sản xuất. Ngoài ra, ERPNext còn tích hợp các công cụ quản lý dự án để theo dõi bảng chấm công, thời hạn, ngân sách cho từng dự án. Cuối cùng, có các công cụ nhân sự để quản lý hồ sơ nhân viên, các bảng điều khiển marketing để quản lý nội dung và khách hàng tiềm năng, cùng với hệ thống ticketing để hỗ trợ khách hàng. Điều tuyệt vời hơn nữa là ERPNext còn tích hợp với Shopify – một trong những nền tảng thương mại điện tử phổ biến nhất thế giới.
ERPNext thực sự là một giải pháp end-to-end hoàn chỉnh, không chỉ đáp ứng mà còn vượt xa mong đợi của tôi. Nếu phải đưa ra một góp ý nhỏ, tôi ước giao diện người dùng có thêm một chút “màu sắc”. Mặc dù dễ sử dụng, nhưng nó khá nặng về văn bản. Tôi mong muốn có thêm các nút bấm, một vài yếu tố màu sắc ở đây đó và các phân chia rõ ràng hơn cho từng loại công cụ để dễ dàng nhận diện hơn.
Chi phí “0 đồng” khi tự host: Một ưu điểm vượt trội
Thông thường, các công cụ như ERPNext có giá khá cao vì chúng cung cấp giải pháp toàn diện để quản lý mọi nguồn lực trong công ty. Đó chính là lý do tôi vô cùng ngạc nhiên khi biết ERPNext có thể tự host hoàn toàn miễn phí. Mặc dù quá trình thiết lập ban đầu có thể hơi phức tạp – đặc biệt nếu bạn mới làm quen với việc tự host – nhưng kết quả mang lại hoàn toàn xứng đáng. Việc quản lý bảng lương nhân viên, theo dõi chấm công và xem bảng điều khiển tổng hợp tất cả các hóa đơn đang chờ thanh toán và đã thanh toán – tất cả tại một nơi – thực sự là một cứu cánh. Chắc chắn sẽ có một chút đường cong học hỏi, nhưng điều này cũng áp dụng cho hầu hết các phần mềm ERP khác. Trên thực tế, tôi thấy ERPNext khá thân thiện với người dùng, đặc biệt nếu bạn chưa từng sử dụng các công cụ tương tự với giao diện quá phức tạp.
Logo của ERPNext, giải pháp hoạch định tài nguyên doanh nghiệp mã nguồn mở và miễn phí
ERPNext là một giải pháp ERP mã nguồn mở miễn phí, có khả năng tự host linh hoạt. Với bộ tính năng phong phú từ kế toán, quản lý kho đến nhân sự và sản xuất, đây là một công cụ đáng giá cho mọi doanh nghiệp nhỏ đang tìm kiếm sự hiệu quả mà không tốn kém. Mặc dù đòi hỏi một chút kiến thức kỹ thuật để thiết lập ban đầu, nhưng những lợi ích lâu dài về quản lý tập trung và tiết kiệm chi phí chắc chắn sẽ vượt trội.
Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm quản lý doanh nghiệp toàn diện và miễn phí, ERPNext là một lựa chọn không thể bỏ qua. Hãy cân nhắc tìm hiểu thêm trên các nguồn chính thức của Frappe hoặc GitHub để khám phá tiềm năng mà nó mang lại cho doanh nghiệp của bạn.