Tôi đã thử nghiệm gần như mọi công cụ quản lý dự án hiện có trên thị trường: Trello, Asana, ClickUp, Notion, và rất nhiều phần mềm khác. Hầu hết chúng đều mạnh mẽ, nhưng luôn đi kèm với một vấn đề: chúng hoặc quá tải với quá nhiều tính năng không cần thiết, hoặc thiếu đi những tính năng cơ bản đủ để khiến bạn cảm thấy không hài lòng. Và sau đó là vấn đề về quyền riêng tư dữ liệu – việc giao phó tất cả thông tin dự án nhạy cảm của bạn cho một dịch vụ đám mây bên thứ ba không phải là một lựa chọn lý tưởng, đặc biệt với những người muốn kiểm soát hoàn toàn dữ liệu.
Chính vì vậy, tôi đã tìm kiếm một giải pháp tự host (self-hosted), tập trung, nhanh chóng và hoàn toàn nằm trong tầm kiểm soát của mình. Gần đây, tôi đã khám phá ra Eigenfocus, và nó nhanh chóng trở thành công cụ đắc lực để quản lý các dự án cá nhân cũng như theo nhóm. Eigenfocus đạt được sự cân bằng hiếm có: tinh tế nhưng không quá đơn giản, mạnh mẽ nhưng không gây choáng ngợp. Hiện tại, nó là một phần không thể thiếu trong hệ thống tăng cường năng suất của tôi, và có thể cũng là mảnh ghép còn thiếu trong giải pháp của bạn.
4 Lý do Eigenfocus vượt trội trong quản lý dự án
1. Nắm bắt cốt lõi, loại bỏ sự cồng kềnh
Một trong những điều đầu tiên khiến tôi ấn tượng về Eigenfocus là cách nó bám sát các nguyên tắc cơ bản. Nó không cố gắng phát minh lại bánh xe hay thêm vào những tính năng hào nhoáng không cần thiết. Thay vào đó, Eigenfocus tập trung vào việc cung cấp một môi trường gọn gàng, có cấu trúc để bạn có thể quản lý dự án, theo dõi nhiệm vụ và cộng tác một cách trực quan.
Bạn có thể tạo không giới hạn các dự án, vấn đề, danh sách và bảng. Các nhãn giúp phân loại và lọc nhiệm vụ, trong khi các chế độ xem tùy chỉnh cho phép bạn tập trung vào những chi tiết quan trọng. Đó là tất cả những gì bạn mong đợi từ một nền tảng quản lý dự án hiện đại. Thay vì mười bảng điều khiển khác nhau mà bạn sẽ không bao giờ sử dụng, bạn nhận được một giao diện đơn giản, dễ hiểu ngay từ khi bắt đầu. Việc di chuyển các nhiệm vụ cũng đơn giản như kéo và thả giữa các cột.
Trải nghiệm người dùng (UX) nhanh và phản hồi tốt, ngay cả khi bạn xử lý một số lượng lớn nhiệm vụ. Nó mang lại cảm giác được tạo ra bởi những người thực sự sử dụng các công cụ quản lý dự án, chứ không chỉ thiết kế chúng.
2. Tích hợp tính năng theo dõi thời gian mạnh mẽ
Tôi đã sử dụng nhiều công cụ riêng biệt để theo dõi thời gian như Toggl, Harvest và Clockify, nhưng rất ít trong số chúng hoạt động tốt với các nền tảng quản lý dự án trừ khi bạn phải thêm các tích hợp hoặc trả phí cho các tiện ích bổ sung cao cấp. Eigenfocus tích hợp tính năng theo dõi thời gian trực tiếp vào lõi của nó và hoạt động chính xác như bạn mong muốn.
Bạn có thể theo dõi thời gian ở cả cấp độ nhiệm vụ và dự án, và tất cả dữ liệu của bạn được ghi lại và có sẵn trong các báo cáo phong phú, có thể xuất được. Nếu bạn đang lập hóa đơn cho khách hàng hoặc chỉ muốn hiểu rõ hơn về việc thời gian của mình được sử dụng như thế nào, tính năng này là một bước đột phá. Nó cũng hỗ trợ các sự kiện theo dõi thời gian định kỳ và thậm chí là các biểu đồ trực quan để giúp bạn phân tích các mô hình theo thời gian.
Điều này giúp tôi thực hiện các đánh giá dự án dễ dàng hơn nhiều. Tôi có thể nhanh chóng xem điều gì tốn nhiều thời gian nhất, nơi phát sinh nút thắt cổ chai và thời gian thực tế so với ước tính. Tôi không nhận ra mình đã thiếu loại khả năng hiển thị đó cho đến khi tôi có được nó. Tôi cũng yêu thích bộ đếm Pomodoro tích hợp, kết hợp với tính năng âm thanh môi trường, giúp tôi quay lại ứng dụng mỗi khi bắt đầu làm việc.
Theo dõi thời gian hiệu quả với Eigenfocus tích hợp
3. Khả năng tùy chỉnh phù hợp với mọi quy trình làm việc
Quản lý dự án không bao giờ là giải pháp một kích cỡ phù hợp cho tất cả, và Eigenfocus hiểu điều đó. Một trong những tính năng nổi bật của nó là cách nó cho phép bạn định hình nền tảng theo quy trình làm việc cụ thể của mình, thay vì buộc bạn phải tuân theo một cấu trúc cứng nhắc.
Bạn có thể xác định các loại vấn đề, trạng thái và nhãn tùy chỉnh của riêng mình, điều này giúp dễ dàng phản ánh bất kỳ phương pháp luận nào bạn đang sử dụng—dù đó là Kanban, Scrum hay một phương pháp bạn tự tạo ra. Chế độ xem kế hoạch, biểu đồ khối lượng công việc và công cụ ưu tiên mang đến cho bạn nhiều góc nhìn để trực quan hóa công việc của mình. Và vì những điều này có thể cấu hình cho mỗi người dùng hoặc dự án, nên không quan trọng nếu nhóm của bạn có các sở thích khác nhau. Điều đáng lưu ý là một số tính năng nâng cao này chỉ giới hạn ở phiên bản Pro của ứng dụng, vốn không miễn phí.
Tuy nhiên, đối với một số người dùng, việc đầu tư vào bản Pro có thể rất đáng giá, vì phiên bản này còn đi xa hơn, mở khóa các chế độ xem nâng cao và tùy chọn tự động hóa cho những người muốn kiểm soát nhiều hơn. Ngay cả phiên bản mã nguồn mở miễn phí cũng cung cấp cho bạn một nền tảng vững chắc với mức độ tùy chỉnh vừa phải được tích hợp sẵn.
Tùy chỉnh nhãn và quy trình làm việc trong Eigenfocus
4. Kiểm soát hoàn toàn dữ liệu với tùy chọn tự host
Có lẽ điểm thu hút lớn nhất đối với tôi – và có thể là bất kỳ ai quan tâm đến quyền riêng tư và đang tìm kiếm giải pháp tự host – là Eigenfocus có thể được tự host. Bạn có thể chạy nó trên cơ sở hạ tầng của riêng mình, dù đó là máy chủ tại nhà, một VPS hay môi trường chuyên dụng tại nơi làm việc. Dữ liệu của bạn không bao giờ rời khỏi tầm tay bạn, và không có phí hàng tháng hay sự khóa chặt vào nhà cung cấp.
Trong một thế giới mà phần mềm ngày càng có nghĩa là “đăng ký” và dữ liệu của bạn là sản phẩm của người khác, đây là một sự thay đổi đáng hoan nghênh. Bạn biết chính xác dữ liệu dự án của mình nằm ở đâu, được lưu trữ như thế nào và ai có quyền truy cập vào nó. Nếu bạn đang điều hành một công ty với các yêu cầu tuân thủ nghiêm ngặt hoặc bạn chỉ là người coi trọng chủ quyền kỹ thuật số, loại quyền kiểm soát này là vô giá.
Và nếu tự host không phải là sở trường của bạn, Eigenfocus cũng cung cấp dịch vụ cloud hosting được quản lý với phiên bản Pro. Bạn vẫn nhận được giao diện tinh gọn và bộ tính năng mạnh mẽ tương tự mà không phải bận tâm đến việc thiết lập. Tuy nhiên, nếu bạn đã đọc đến đây trong bài viết này, một tùy chọn được host trên đám mây có lẽ không phải là điều bạn đang tìm kiếm.
Eigenfocus hỗ trợ tự host để kiểm soát dữ liệu tối đa
Một con đường rõ ràng đến năng suất tốt hơn
Không thiếu các công cụ quản lý dự án, nhưng Eigenfocus đang làm điều gì đó hiếm có: nó mang lại sự rõ ràng và tĩnh lặng cho quy trình làm việc của bạn, mà không làm giảm đi khả năng. Nó không cố gắng trở nên hào nhoáng nhất hay nhiều tính năng nhất. Thay vào đó, nó tập trung vào việc giúp bạn và nhóm của bạn duy trì công việc, đúng thời hạn và kiểm soát mọi thứ.
Tôi đã sử dụng Eigenfocus để quản lý các dự án cá nhân và chuyên nghiệp của mình, và nó nhanh chóng trở thành xương sống thầm lặng trong bộ công cụ tăng cường năng suất của tôi. Không có sự xao nhãng, không có những điều vô nghĩa – chỉ là một không gian sạch sẽ, đáng tin cậy để hoàn thành công việc.
Nếu bạn đang tìm kiếm một công cụ quản lý dự án tôn trọng thời gian và dữ liệu của mình, Eigenfocus có thể là mảnh ghép bạn đang thiếu. Hãy khám phá ngay để nâng tầm hiệu suất làm việc của bạn!