Khi bạn trở lại văn phòng sau một kỳ nghỉ hoặc vắng mặt, việc đối mặt với hàng chục tin nhắn và luồng kênh chưa đọc trên Microsoft Teams có thể là một cơn ác mộng. Hầu hết thời gian, bạn sẽ phải dành cả ngày đầu tiên để tìm hiểu những gì đã bỏ lỡ, đồng thời cố gắng lọc ra những thông tin thực sự quan trọng. Trong bối cảnh công nghệ AI đang phát triển mạnh mẽ, đây chính xác là loại nhiệm vụ mà chúng ta mong muốn được giao phó cho trí tuệ nhân tạo. May mắn thay, tính năng mới nhất của Read AI cho Microsoft Teams đã biến điều đó thành hiện thực, mang đến khả năng tóm tắt cuộc trò chuyện Teams AI hiệu quả, giúp nâng cao năng suất làm việc và tối ưu hóa trải nghiệm người dùng.
Lợi ích của Microsoft Teams khi áp dụng AI tóm tắt
Read AI: Giải pháp AI thông minh cho việc tóm tắt nội dung Teams
Như đã công bố qua một bài đăng trên blog của Read AI, công cụ này đang được trang bị một tính năng mới mang tên “Summaries for Microsoft Teams Chats and Channels” (Tóm tắt cho các cuộc trò chuyện và kênh Microsoft Teams). Nếu bạn chưa quen thuộc với Read AI, đây là một công cụ ghi chú cuộc họp và tóm tắt dựa trên AI dành cho Zoom, Google Meet và tất nhiên, Microsoft Teams.
Blog của Read AI giải thích rằng họ đang đặt mục tiêu giải quyết chính xác vấn đề quá tải thông tin đã đề cập. Tính năng tóm tắt sử dụng AI để “cung cấp các bản tóm tắt hàng ngày súc tích về các cuộc trò chuyện và hội thoại kênh Teams của bạn”. Bản tóm tắt sẽ được hiển thị ngay khi bạn đăng nhập vào Microsoft Teams mỗi sáng, dựa trên múi giờ của bạn. Đối với những người có thói quen làm việc muộn hơn, bạn cũng có thể chọn thời gian cụ thể để nhận bản tóm tắt hàng ngày, đảm bảo nó xuất hiện trong hộp thư đến Teams của bạn vào thời điểm thực sự hữu ích.
Cơ chế hoạt động và lợi ích của tính năng tóm tắt AI
Tính năng này cho phép Read AI âm thầm theo dõi trong các cuộc họp, tiếp thu các cập nhật từ các nền tảng được kết nối như email và cuộc trò chuyện, sau đó sử dụng tất cả thông tin đó để sắp xếp mọi thứ thành các bản tóm tắt dễ hiểu.
Tính năng này được thiết kế để giúp người dùng tiết kiệm thời gian đọc qua vô số luồng hội thoại. Một trong những điểm tuyệt vời nhất là việc thiết lập không tốn nhiều thời gian. Đương nhiên, một số cuộc trò chuyện trong Teams có thể chứa nhiều thông tin bảo mật và bạn sẽ không muốn chia sẻ quyền truy cập với bất kỳ công cụ nào. Read AI đã xem xét điều đó, cho phép người dùng lựa chọn kênh nào muốn theo dõi và cách họ muốn nhận bản tóm tắt (dưới dạng tin nhắn trực tiếp, trong kênh hoặc qua ứng dụng web Read AI). Ngoài ra, mặc dù tính năng này sẽ được bật theo mặc định ban đầu, người dùng sẽ có tùy chọn để tắt nó.
Hướng dẫn thiết lập Read AI cho Microsoft Teams
Để kích hoạt tính năng này, tất cả những gì bạn cần làm là kết nối Teams với Read AI để cho phép công cụ này tóm tắt tin nhắn của bạn. Bạn có thể cần sự chấp thuận của quản trị viên để cho phép Read AI tóm tắt các cuộc trò chuyện trong các kênh. Sau đó, bạn cần bật “Push to Teams”, điều này sẽ cho phép công cụ AI gửi các bản tóm tắt hàng ngày trực tiếp vào tài khoản Microsoft Teams của bạn, dù là tin nhắn trực tiếp cho bạn hay được đăng trong một kênh cụ thể. Bằng cách này, bạn sẽ không phải kiểm tra một ứng dụng khác để cập nhật thông tin.
Nhìn chung, đây dường như là một bổ sung khá hữu ích, đặc biệt nếu bạn thường xuyên phải tham gia nhiều cuộc họp hoặc cần bắt kịp thông tin sau một thời gian vắng mặt. Tính năng tóm tắt Microsoft Teams bằng AI này không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo bạn không bỏ lỡ bất kỳ thông tin quan trọng nào, từ đó nâng cao hiệu quả và năng suất làm việc tổng thể.
Tóm lại, tính năng tóm tắt AI mới của Read AI cho Microsoft Teams là một bước tiến quan trọng trong việc quản lý thông tin và tối ưu hóa năng suất làm việc. Nó giúp người dùng giải quyết vấn đề quá tải tin nhắn, đặc biệt sau những khoảng thời gian vắng mặt, bằng cách cung cấp các bản tóm tắt súc tích và cá nhân hóa. Với khả năng kiểm soát cao về bảo mật và cách thức nhận thông tin, Read AI thực sự trở thành một trợ thủ đắc lực trong môi trường làm việc hiện đại. Hãy cùng khám phá và trải nghiệm tính năng này để biến Microsoft Teams thành công cụ làm việc hiệu quả hơn bao giờ hết. Bạn có muốn tìm hiểu thêm về các công cụ AI hỗ trợ làm việc nhóm khác không? Hãy để lại bình luận bên dưới nhé!