Giữa guồng quay hối hả của gần 40 giờ làm việc mỗi tuần và lịch học toàn thời gian, việc nghĩ rằng tôi có thể dựa vào trí nhớ để theo dõi mọi thứ cần làm chỉ là một điều ước viển vông. Chính vì vậy, tôi luôn dựa vào việc tạo các danh sách công việc (to-do list) cho hầu hết mọi khía cạnh trong cuộc sống – từ việc cá nhân, bài vở đại học, các bài tập đến hạn, đến thời hạn công việc và nhiều hơn nữa.
Tôi bắt đầu với những ghi chú dán (sticky note) cổ điển, sau đó chuyển sang sử dụng các ứng dụng ghi chú như Goodnotes 6 và Notability để theo dõi mọi thứ khi có iPad và Apple Pencil. Khi nhận ra chúng không thực sự phù hợp, tôi đã chuyển sang Google Tasks và gắn bó với nó trong nhiều năm. Ứng dụng này có giao diện dễ sử dụng, tối giản và hoạt động liền mạch với các ứng dụng Google khác như Google Calendar và Gmail. Mặc dù trải nghiệm với Google Tasks rất tốt và tôi yêu thích giao diện tối giản của nó, tôi bắt đầu nhận thấy những hạn chế của nó. Tự nhiên, tôi bắt đầu thử nghiệm với mọi ứng dụng to-do list mà mình có thể tìm thấy, và cuối cùng tôi đã chọn Todoist. Dù Todoist không phải là một ứng dụng mới và đã xuất hiện từ lâu, tôi chưa bao giờ thực sự dùng thử nó cho đến gần đây. Nhưng một khi đã dùng, tôi nhận ra mình đã bỏ lỡ nhiều điều tuyệt vời đến thế.
Các ứng dụng giúp cải thiện quản lý thời gian và năng suất làm việc hiệu quả
Todoist cho phép bạn sắp xếp công việc theo độ ưu tiên
Tin tôi đi, điều này tạo ra sự khác biệt lớn
Trong Google Tasks, tôi chia tất cả các khía cạnh trong cuộc sống của mình thành các danh sách riêng biệt và thêm các tác vụ cần làm vào từng danh sách đó. Ví dụ, thời hạn công việc nằm trong danh sách “Công việc”, nhiệm vụ học tập nằm trong danh sách “Đại học”, việc vặt cá nhân nằm trong danh sách khác, v.v. Mặc dù điều này giúp mọi thứ được tổ chức phần nào, vấn đề nảy sinh khi các danh sách bắt đầu chồng chất.
Khi điều đó xảy ra, việc nhìn rõ tác vụ nào cần được ưu tiên xử lý trước và tác vụ nào có thể tạm gác lại trở nên khó khăn hơn. Google Tasks cho phép bạn sắp xếp các tác vụ theo Ngày, Được gắn dấu sao gần đây, Tiêu đề và thứ tự thêm vào. Tôi thường sắp xếp tác vụ theo Ngày, nhưng điều đó không phải lúc nào cũng phản ánh những gì tôi thực sự cần hoàn thành trước tiên. Một số tác vụ trong danh sách của tôi không đến hạn trong một thời gian dài nhưng lại quan trọng hơn. Đồng thời, những tác vụ khác sắp đến hạn nhưng lại không quá cấp bách. Điều tôi thực sự cần là một cách thích hợp để xếp hạng các tác vụ theo độ ưu tiên, để tôi không lãng phí thời gian vào những tác vụ ít quan trọng hơn chỉ vì chúng nằm ở vị trí cao hơn trong danh sách.
May mắn thay, Todoist cho phép bạn làm điều đó một cách chính xác và cho phép bạn chọn độ ưu tiên của một tác vụ khi thêm nó vào danh sách công việc. Bạn có thể chọn từ bốn cấp độ ưu tiên: Ưu tiên 1 (quan trọng nhất và được đánh dấu màu đỏ), Ưu tiên 2, Ưu tiên 3 và Ưu tiên 4 (ít quan trọng nhất và không có màu). Nó hoạt động đúng như bạn tưởng tượng: các tác vụ có độ ưu tiên cao nhất sẽ xuất hiện gần đầu danh sách công việc hàng ngày của bạn. Tương tự như cách tôi có các danh sách riêng biệt cho các khía cạnh khác nhau trong cuộc sống trên Google Tasks, tôi cũng có hệ thống tương tự trên Todoist. Sự khác biệt ở đây là tôi có thể sắp xếp các danh sách Todoist của mình theo độ ưu tiên, điều này thực sự thay đổi cách tôi quản lý công việc.
Điều tôi thực sự thích là cách Todoist đơn giản hóa việc thêm cấp độ ưu tiên vào một tác vụ. Thay vì cần mở các menu thả xuống (mặc dù bạn có thể làm vậy), một cách đơn giản hơn là chỉ cần gõ p1, p2 hoặc p3 vào tên tác vụ. Todoist sẽ tự động gán cấp độ ưu tiên ngay sau khi tác vụ được tạo. Tương tự, nếu bạn đang xem danh sách công việc của mình trong một dự án hoặc bất kỳ chế độ xem nào khác và muốn sắp xếp nó theo độ ưu tiên trên trang web hoặc ứng dụng máy tính của Todoist, bạn chỉ cần nhấn phím P trên bàn phím, và nó sẽ ngay lập tức sắp xếp các tác vụ của bạn dựa trên mức độ quan trọng.
Giao diện Todoist hiển thị các tác vụ được sắp xếp theo cấp độ ưu tiên P1, P2, P3
Nhắc nhở của Todoist thông minh và linh hoạt hơn
Vì nhắc nhở sau hạn chót chỉ là thêm muối vào vết thương
Đây là vấn đề: tôi có một trí nhớ kém. Mặc dù tôi kiểm tra danh sách công việc và lịch của mình nhiều lần mỗi ngày để xem những gì cần được thực hiện, tôi luôn đánh giá cao một lời nhắc nhở khi thực sự đến lúc làm điều gì đó, chỉ để đảm bảo nó không bị bỏ sót. Rất nhiều lần, tôi sẽ quên hoàn toàn hoặc nhớ ra hàng giờ sau, thường là khi đã quá muộn. Đó là lý do tại sao những nhắc nhở đáng tin cậy lại quan trọng đối với tôi, và đó là một trong những điều đầu tiên tôi tìm kiếm ở một ứng dụng năng suất.
Sự linh hoạt mà Todoist mang lại khi thiết lập nhắc nhở cho các tác vụ trong danh sách của bạn là không thể sánh bằng. Theo mặc định, bạn sẽ được nhắc nhở vào ngày và giờ bạn đã lên lịch cho tác vụ. Nhưng điều tôi thích là khả năng đặt nhắc nhở tùy chỉnh. Bạn có thể yêu cầu Todoist nhắc nhở bạn về một tác vụ nhất định dựa trên một ngày và giờ cụ thể, hoặc thậm chí một khoảng thời gian nhất định trước khi tác vụ đến hạn. Tôi thấy điều này tốt hơn nhiều so với việc nhận được nhắc nhở ngay khi tác vụ đến hạn, vì đến thời điểm đó, đã quá muộn để chuẩn bị hoặc dành thời gian cho nó. Vậy thì một lời nhắc nhở có ích gì nếu nó chỉ xuất hiện khi đã quá muộn?
Với Todoist, tôi có thể yêu cầu ứng dụng nhắc nhở tôi 10 phút trước khi tác vụ đến hạn, vài giờ trước, hoặc thậm chí một tuần trước. Có một số tác vụ mà tôi muốn nhận được lời nhắc vào một ngày và giờ cụ thể không phải là ngày đến hạn thực tế. Todoist cũng cho phép bạn làm điều đó và có thể nhắc nhở bạn về một tác vụ chính xác vào thời điểm bạn chọn. Bạn cũng có thể đặt nhắc nhở định kỳ cho các tác vụ lặp lại thường xuyên chỉ bằng cách gõ “mỗi thứ Hai lúc 6 PM”.
Ví dụ, tôi có một nhắc nhở định kỳ được đặt vào 10 giờ sáng mỗi ngày để nhắc tôi uống thuốc buổi sáng, và một vào 10 giờ tối để uống thuốc buổi tối. Vì tôi là sinh viên toàn thời gian, có rất nhiều việc tôi cần làm khi đến trường. Mặc dù tôi thường mở danh sách công việc của mình để kiểm tra những gì cần làm, tính năng nhắc nhở dựa trên vị trí của Todoist giúp việc này dễ dàng hơn. Thay vì phải tự mình nhớ kiểm tra danh sách, tôi có thể chỉ cần đặt một nhắc nhở tự động kích hoạt khi tôi đến một địa điểm nhất định, như trường đại học của tôi.
Ví dụ, ngay khi tôi bước vào khuôn viên trường, Todoist sẽ gửi thông báo nhắc tôi nói chuyện với giáo sư về một bài tập sắp tới hoặc đến phòng tài chính để thảo luận điều gì đó. Đó là một chi tiết nhỏ, nhưng nó giúp tôi theo dõi mọi việc mà không cần phải luôn cảnh giác.
Cài đặt nhắc nhở tùy chỉnh trước thời hạn cho một tác vụ trong ứng dụng Todoist
Bộ lọc nâng cao của Todoist là yếu tố thay đổi cuộc chơi
Tìm kiếm đúng việc không nên là một công việc
Danh sách công việc của tôi luôn tràn ngập. Tôi có xu hướng thêm mọi thứ nhỏ nhặt cần làm chỉ để đảm bảo không quên, vì vậy việc nó hiếm khi trống rỗng không có gì đáng ngạc nhiên. Hầu hết thời gian, tôi kiểm tra danh sách của mình một cách vội vã hoặc khi đang di chuyển, và việc cuộn qua một danh sách công việc dài bất tận để tìm thấy những gì thực sự quan trọng vào lúc này có thể gây khó chịu. Google Tasks không có cách nào vững chắc để lọc các tác vụ trong danh sách của bạn.
Todoist có các bộ lọc cực kỳ mạnh mẽ, và việc thu hẹp chính xác tác vụ tôi muốn tìm kiếm trở nên đơn giản nhất có thể khi bạn đã quen với nó. Với công cụ này, về cơ bản bạn cần tạo trước một bộ lọc bằng cách đặt các điều kiện cụ thể, trừ khi bạn muốn sử dụng một trong ba bộ lọc mặc định: Được giao cho tôi, Ưu tiên 1, và Xem tất cả. Mặc dù tất cả chúng đều khá dễ hiểu, bộ lọc “Được giao cho tôi” hiển thị tất cả các tác vụ được giao cho bạn, “Ưu tiên 1” hiển thị các tác vụ có độ ưu tiên cao nhất, và “Xem tất cả” hiển thị tất cả các tác vụ đang hoạt động.
Sức mạnh thực sự nằm ở việc tạo các bộ lọc của riêng bạn. Bạn có thể sử dụng các ký hiệu như | (HOẶC), & (VÀ), ! (KHÔNG), và nhiều hơn nữa để xây dựng các truy vấn bộ lọc tùy chỉnh, hiển thị chính xác những gì bạn muốn thấy. Ví dụ, tôi có một bộ lọc được thiết lập để hiển thị tất cả các tác vụ đã quá hạn và được gắn thẻ “đại học”, và một bộ lọc khác hiển thị bất kỳ tác vụ nào đến hạn hôm nay hoặc ngày mai với độ ưu tiên cao. Bạn cũng có thể lọc tác vụ dựa trên từ khóa (ví dụ: tìm kiếm: BlogCôngNghệ để xem tất cả các tác vụ chứa từ “BlogCôngNghệ”). Tương tự, bạn có thể lọc theo hạn chót, giúp dễ dàng xem các tác vụ quá hạn hoặc các tác vụ sắp tới. Chẳng hạn, để kiểm tra các bài tập tôi chưa hoàn thành và đến hạn hôm nay hoặc đã quá hạn, tôi đã tạo một bộ lọc với cú pháp: (hôm nay | quá hạn) & #ĐạiHọc.
Nếu bạn chưa thành thạo với hệ thống bộ lọc và muốn tìm các tác vụ mình muốn bằng ngôn ngữ tự nhiên, Filter Assist của Todoist sẽ giúp ích. Bạn chỉ cần gõ một câu như “tất cả công việc đến hạn vào ngày mai” và nó sẽ chuyển đổi thành một truy vấn như ngày mai & #CôngViệc, và thế là xong! Sau khi các bộ lọc của bạn được tạo, bạn có thể sử dụng chúng chỉ bằng một cú nhấp chuột để hiển thị tất cả các tác vụ đáp ứng các thông số bạn đã đặt.
Tôi không ngờ mình lại yêu thích Todoist nhiều đến vậy
Thành thật mà nói, tôi đã có những nghi ngờ khi lần đầu dùng thử Todoist. Tôi nghĩ sâu thẳm trong lòng, “Không ai cần một ứng dụng to-do nhiều tính năng như vậy, nó sẽ chỉ làm mọi thứ phức tạp hơn.” Nhanh chóng đến hôm nay, điều hối tiếc duy nhất của tôi là không dành thời gian dùng thử Todoist đúng cách sớm hơn. Nếu bạn đang tìm kiếm một công cụ quản lý công việc toàn diện, hiệu quả và có khả năng tùy biến cao để thực sự làm chủ thời gian của mình, Todoist chắc chắn là một lựa chọn đáng để bạn khám phá. Hãy thử ngay và chia sẻ trải nghiệm của bạn với chúng tôi trong phần bình luận nhé!