Trong khi Notion đã thành công trong việc quản lý ý tưởng, dự án và tổ chức nhóm, nó lại có những hạn chế nhất định về khả năng kiểm soát dữ liệu cá nhân và không gian làm việc của bạn. Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp thay thế Notion ưu tiên quyền riêng tư, thì một wiki tự host chính là lựa chọn tối ưu. Trong số vô vàn công cụ hiện có, Docmost nổi bật với nhiều lý do. Nó mang đến một góc nhìn mới mẻ về quản lý tài liệu và năng suất nhóm, đồng thời giải quyết mối lo ngại về quyền riêng tư dữ liệu.
Sau khi trải nghiệm Docmost, tôi thực sự ấn tượng. Dưới đây là những lý do tại sao Docmost là một lựa chọn thuyết phục cho bất kỳ ai muốn xây dựng một không gian làm việc tích hợp hiệu quả và an toàn.
Giao diện quen thuộc, không cần học lại
Không yêu cầu đường cong học tập
Một trong những khía cạnh hấp dẫn nhất của Docmost chính là giao diện người dùng quen thuộc đến kinh ngạc, phản chiếu gần như hoàn hảo Notion. Sự tương đồng có chủ đích này giúp giảm đáng kể thời gian học hỏi và làm quen. Không giống như các đối thủ cạnh tranh khác của Notion (như Logseq, Anytype hay Capacities), bạn sẽ không gặp khó khăn khi bắt đầu sử dụng Docmost trên máy tính để bàn của mình. Nếu đã quen với bố cục, cấu trúc và chức năng của Notion, bạn sẽ cảm thấy hoàn toàn thoải mái khi làm việc với Docmost. Ngay cả cấu trúc tổ chức cũng giữ nguyên sự tương đồng (điều này sẽ được thảo luận chi tiết hơn sau).
Giao diện chính Docmost thân thiện với người dùng Notion
Trình soạn thảo hiện đại với lệnh gạch chéo
Loại bỏ thanh công cụ rườm rà
Docmost ưu tiên một không gian làm việc sạch sẽ và gọn gàng. Việc tích hợp lệnh gạch chéo (slash command) giúp tinh gọn quá trình tạo nội dung. Bạn có thể dễ dàng chèn các loại khối khác nhau, tùy chọn định dạng và các phần tử nhúng chỉ bằng các cú pháp văn bản đơn giản, tránh xa những thanh công cụ cồng kềnh và phức tạp. Điều này mang lại trải nghiệm viết nhanh hơn và liền mạch hơn.
Nếu bạn chưa quen với lệnh gạch chéo, bạn luôn có thể sử dụng ngôn ngữ Markdown để định dạng ghi chú của mình. Markdown đặc biệt hữu ích cho những ai thích quy trình làm việc tập trung vào bàn phím. Mục lục cũng rất tiện lợi nếu bạn thường xuyên làm việc với các tài liệu dài. Giống như Notion, khả năng gán biểu tượng độc đáo cho các trang Docmost giúp bổ sung nét trực quan. Tôi cũng đánh giá cao một số điểm chạm thông minh trong trình soạn thảo. Ví dụ, khi thêm một khối chú thích (callout block), bạn có thể chọn giữa các loại thông tin (info), cảnh báo (warning), nguy hiểm (danger) và thành công (success).
Khả năng tổ chức mạnh mẽ
Tạo không gian làm việc chuyên biệt
Docmost cho phép người dùng tạo các không gian làm việc riêng biệt, mỗi không gian đóng vai trò là một trung tâm chuyên dụng cho các dự án và nhóm cụ thể. Chẳng hạn, bạn có thể có các không gian làm việc riêng cho “Dự án Cá nhân”, “Cộng tác Nhóm” và “Cơ sở Tri thức”.
Tính năng này khá tiện lợi cho những người dùng đang đảm nhiệm nhiều vai trò hoặc quản lý các dự án đa dạng, vì nó cung cấp một khuôn khổ rõ ràng và có tổ chức cho công việc của họ. Trong mỗi không gian làm việc, bạn có thể tạo cấu trúc phân cấp các trang và trang con. Ví dụ, bạn có thể có một trang “Dự án X” và thêm các trang con cho “Nghiên cứu”, “Lập kế hoạch” và “Thực thi”. Khả năng tùy chỉnh là vô tận.
Chèn sơ đồ chi tiết dễ dàng
Trực quan hóa dữ liệu nhanh chóng
Đây là điểm mà Docmost vượt trội hơn Notion. Nó có hỗ trợ gốc cho Mermaid. Bạn có thể dễ dàng tạo các loại sơ đồ khác nhau, chẳng hạn như sơ đồ luồng (flowcharts), sơ đồ trình tự (sequence diagrams) và biểu đồ Gantt, trực tiếp trong trình soạn thảo bằng cú pháp văn bản đơn giản.
Bạn có thể viết mã Mermaid vào trình soạn thảo Docmost và nền tảng sẽ tự động hiển thị sơ đồ trong thời gian thực. Sự tích hợp liền mạch này giúp tiết kiệm thời gian và đơn giản hóa quy trình làm việc, vì bạn không cần phải chuyển đổi giữa các ứng dụng bên ngoài để tham khảo sơ đồ. Bạn thậm chí có thể mở trình soạn thảo Excalidraw ngay trên một trang Docmost, sử dụng trình soạn thảo mạnh mẽ này để tạo sơ đồ và nhúng vào. Tương tự, bạn có thể nhúng các tệp từ các dịch vụ khác nhau như Google Drive, Figma, Miro, Typeform, Framer và nhiều hơn nữa.
Hỗ trợ cộng tác thời gian thực
Luôn cập nhật thông tin
Docmost sánh ngang với Notion về khả năng cộng tác thời gian thực. Bạn có thể dễ dàng mời các thành viên nhóm của mình với quyền cụ thể (chỉ đọc hoặc chỉnh sửa) và bắt đầu cộng tác ngay lập tức. Điều này giúp công việc nhóm trở nên trôi chảy hơn rất nhiều, giảm đáng kể số lượng cuộc họp và chuỗi email. Nền tảng này cũng hỗ trợ lịch sử trang và hệ thống lệnh để tham gia thảo luận.
Docmost hỗ trợ cộng tác thời gian thực giữa các thành viên
Khả năng tự host mạnh mẽ
Lưu trữ dữ liệu trong nội bộ
Một trong những yếu tố lớn nhất khiến tôi bị thu hút bởi Docmost chính là khả năng tự host. Tính năng tự host này có nghĩa là tôi có thể lưu trữ thông tin nhạy cảm của mình trên máy chủ riêng, một đám mây riêng tư hoặc thậm chí là một máy cục bộ (phương pháp ưu tiên). Mức độ kiểm soát này mang lại cảm giác bảo mật và yên tâm đáng kể.
Đối với tôi, khía cạnh riêng tư này là rất quan trọng. Tôi xử lý dữ liệu bảo mật và việc biết rằng nó được lưu trữ ở một vị trí mà tôi hoàn toàn kiểm soát là một bước tiến lớn. Tôi không phải lo lắng về việc rò rỉ dữ liệu, bị khóa quyền truy cập không cần thiết hoặc truy cập trái phép từ các nguồn bên ngoài.
Khả năng tự host của Docmost giúp người dùng kiểm soát dữ liệu
Bắt đầu hành trình tự host của bạn
Rõ ràng Docmost không chỉ là một bản sao của Notion. Nó lấy những điểm tốt từ Notion và bổ sung thêm một lớp bảo mật với khả năng tự host. Dĩ nhiên, nó không hoàn hảo chút nào. Tôi mong muốn thấy các tùy chọn cơ sở dữ liệu (danh sách, thư viện, bảng, bảng công việc và lịch), ứng dụng di động và tự động hóa quy trình làm việc trong các bản cập nhật tương lai.
Tuy nhiên, như đã đề cập ở trên, Docmost đã hoàn thiện những tính năng cơ bản và với khả năng cộng tác thời gian thực, nó có thể là công cụ hoàn hảo cho các cá nhân bận rộn và các nhóm đang tìm kiếm một không gian làm việc riêng tư. Hãy thử Docmost ngay hôm nay để giữ cho dữ liệu cá nhân của bạn an toàn khỏi những con mắt tò mò. Nếu Docmost không phù hợp với bạn, hãy thử một giải pháp tự host thay thế khác có tên Outline.
