Không thể phủ nhận rằng Notion từ lâu đã là công cụ yêu thích của tôi nhờ cách tiếp cận không gian làm việc “tất cả trong một” vô cùng linh hoạt. Tuy nhiên, khi nhu cầu của tôi thay đổi và phát triển, tôi bắt đầu nhận ra những giới hạn của nó. Dù rất trân trọng sự đa năng của Notion, một số vấn đề cốt lõi đã thúc đẩy tôi phải tìm kiếm những giải pháp thay thế.
Từ việc thiếu chế độ ngoại tuyến gây khó chịu, ứng dụng di động còn cơ bản, cho đến khả năng lưu trữ dữ liệu thiếu linh hoạt và hiệu suất kém khi xử lý các cơ sở dữ liệu lớn, trải nghiệm Notion của tôi đã nhanh chóng từ tuyệt vời chuyển sang bực bội. Trong bài viết này, tôi sẽ chia sẻ cụ thể những “điểm đau” đã khiến tôi phải dấn thân vào hành trình tìm kiếm một công cụ thay thế Notion hoàn hảo.
So sánh Notion với các giải pháp mã nguồn mở và công cụ thay thế
7. Không lý tưởng cho việc ghi chú nhanh chóng
Gặp khó khăn khi cần ghi lại một ý tưởng chợt lóe lên
Dù Notion mạnh mẽ cho các dự án và cơ sở dữ liệu phức tạp, nó lại tỏ ra yếu kém khi cần nắm bắt những suy nghĩ nhanh chóng. Bạn cần mở một không gian làm việc, tạo một trang mới, nhập tiêu đề, và sau đó mới viết ghi chú. Quy trình này phá vỡ luồng suy nghĩ. Ngược lại, các công cụ như OneNote với tính năng Sticky Notes, Evernote với scratchpad, và Loop với tab Ideas đều cung cấp không gian chuyên dụng cho việc ghi lại nhanh.
Các danh mục và không gian làm việc trong Notion
Những tính năng này mang lại khả năng truy cập tức thì, cho phép tôi ghi lại điều gì đó mà không làm gián đoạn công việc hiện tại. Thiếu khả năng ghi chú nhanh, Notion trở nên cồng kềnh đối với một tác vụ cơ bản như vậy.
6. Tổ chức không gian làm việc tốn thời gian
Ảnh hưởng đến năng suất công việc
Tôi chắc chắn nhiều người dùng Notion có thể đồng cảm với tôi ở đây. Mặc dù Notion mang lại sự linh hoạt và khả năng tổ chức tuyệt vời, nhưng công sức cần bỏ ra để duy trì nó có thể trở nên quá sức. Thay vì tinh gọn quy trình làm việc, tôi thường thấy mình dành nhiều thời gian hơn để tổ chức các trang Notion thay vì thực sự làm việc trên các tác vụ mà chúng chứa đựng.
Cơ sở dữ liệu phức tạp trong Notion với nhiều bảng và liên kết
Và khi bạn phải xử lý hàng trăm trang, việc tìm kiếm đúng trang trong số các cơ sở dữ liệu, trang con và các chế độ xem được liên kết có thể gây bực bội. Nhìn chung, tôi cảm thấy Notion đòi hỏi một mức độ kỷ luật và đầu tư thời gian mà đối với tôi, nó đi ngược lại mục đích của một công cụ năng suất.
5. Không có chế độ ngoại tuyến
Yêu cầu kết nối internet mọi lúc
Vì tôi chủ yếu làm việc tại nhà, ban đầu tôi không quá bận tâm về việc Notion thiếu chế độ ngoại tuyến. Tuy nhiên, điều này lại trở thành một “điểm đau” lớn khi tôi đi du lịch và muốn truy cập một cơ sở dữ liệu, nhưng không thể làm được vì kết nối internet kém. Trải nghiệm này đã nhấn mạnh việc tôi phụ thuộc vào Notion cho thông tin thiết yếu và dễ bị tổn thương như thế nào khi không có quyền truy cập nhất quán.
Màn hình Notion hiển thị công thức và tính năng nâng cao
Sự thiếu vắng một chế độ ngoại tuyến thực sự không chỉ là một sự bất tiện; đó là một hạn chế đáng kể có thể làm gián đoạn quy trình làm việc, ảnh hưởng đến năng suất và cuối cùng khiến Notion trở thành một lựa chọn ít khả thi hơn cho những ai cần làm việc mọi lúc, mọi nơi. Notion đang phát triển chế độ ngoại tuyến, nhưng chúng ta vẫn chưa có cái nhìn đầu tiên về nó.
4. Ứng dụng di động dưới mức trung bình
Chỉ ở mức cơ bản
Các ứng dụng di động của Notion về cơ bản là web wrappers, chứ không phải ứng dụng native. Những ứng dụng này chỉ “hoạt động ổn” cho các tác vụ cơ bản, nhưng chúng thiếu đi sự nhạy bén, mượt mà và độ hoàn thiện tổng thể của các ứng dụng native thực sự do các đối thủ cạnh tranh cung cấp. Mặc dù Notion đã có một số cải thiện về tốc độ theo thời gian, kiến trúc web nền tảng vẫn tiếp tục kìm hãm trải nghiệm di động. Nếu bạn thường xuyên sử dụng Notion trên điện thoại và máy tính bảng, đây có thể trở thành một yếu tố khiến bạn từ bỏ.
Giao diện ứng dụng Notion trên iPhone, thể hiện trải nghiệm di động
3. Thiếu linh hoạt trong lưu trữ dữ liệu
Dữ liệu của bạn vẫn được lưu trữ trên máy chủ Notion
Notion lưu trữ tất cả dữ liệu người dùng trên máy chủ của riêng họ, điều này làm dấy lên những lo ngại đáng kể. Sự cố gần đây khi Notion vô hiệu hóa quyền truy cập không gian làm việc của người dùng ở một khu vực cụ thể do các vấn đề địa chính trị cho thấy tính dễ bị tổn thương của nó.
Các widget và bố cục tùy chỉnh trong giao diện Notion
Đối với người như tôi, người lưu trữ thông tin cá nhân và nhạy cảm trong Notion, việc thiếu kiểm soát này là một dấu hiệu cảnh báo lớn. Tôi muốn có sự an tâm rằng dữ liệu của mình an toàn và chỉ có tôi mới có thể truy cập. Cài đặt hiện tại của Notion không mang lại sự đảm bảo đó. Các lựa chọn thay thế như Obsidian cho phép bạn lưu trữ ghi chú ngoại tuyến hoặc trên dịch vụ lưu trữ đám mây mà bạn chọn. Đối với tôi, đây là một yếu tố quan trọng khi xem xét các nền tảng khác ưu tiên quyền kiểm soát của người dùng.
2. Vấn đề về hiệu suất
Cảm giác chậm chạp
Hiệu suất của Notion dường như hoàn toàn ổn trong những tháng đầu sử dụng. Tuy nhiên, khi tôi bắt đầu xây dựng các cơ sở dữ liệu phức tạp, công thức và tự động hóa, nó trở nên ì ạch. Các thao tác đơn giản như tải trang, lọc chế độ xem hay thậm chí mở thư viện mẫu cũng trở nên chậm đến mức khó chịu.
Cơ sở dữ liệu theo dõi thời gian và hiệu suất trong Notion
Sự chậm chạp này không chỉ là một sự khó chịu nhỏ; nó có thể ảnh hưởng đáng kể đến năng suất. Đôi khi, việc chờ đợi các trang tải, các chế độ xem cập nhật hoặc các công thức tính toán làm gián đoạn luồng công việc và khiến tôi khó tập trung. Đây cũng là một trong những lý do chính khiến tôi muốn có một chế độ ngoại tuyến thực sự ngay từ đầu. Nó nên giải quyết được những tắc nghẽn hiệu suất như vậy trong không gian làm việc của tôi.
1. Thiếu Graph View và Infinite Canvas
Những tính năng “phải có” cho công cụ PKM
Với tư cách là người sử dụng Notion cho Quản lý Tri thức Cá nhân (PKM), tôi thực sự nhớ một vài tính năng – đó là graph view (chế độ xem đồ thị) và infinite canvas (không gian làm việc vô hạn). Hệ thống PKM của tôi phát triển mạnh mẽ dựa trên việc khám phá các mối quan hệ giữa các khái niệm, và một biểu diễn trực quan của những kết nối này là vô giá. Mặt khác, infinite canvas sẽ cung cấp một không gian tự do để động não, lập sơ đồ tư duy và tổ chức ý tưởng của tôi một cách trực quan.
Các công cụ như Capacities và Obsidian đã chứng minh sức mạnh của những tính năng này, và giờ đây, tôi thấy mình khao khát có được chức năng tương tự trong Notion.
Tôi đang “chia tay” Notion
Lời hứa về một không gian làm việc hợp nhất của Notion không thể phủ nhận là rất hấp dẫn, nhưng đối với tôi, thực tế đã không hoàn toàn đáp ứng được kỳ vọng. Mặc dù ban đầu tôi rất yêu thích sự linh hoạt của nó, nhưng những thiếu sót này đã trở nên ngày càng khó bỏ qua. Giờ đây, tôi đang tìm kiếm một nền tảng có thể tái tạo những tính năng tốt nhất của Notion và phù hợp hơn với nhu cầu của mình.
May mắn thay, không thiếu các lựa chọn thay thế Notion trên thị trường. Hãy đọc bài viết chuyên sâu của tôi để khám phá năm công cụ hàng đầu.