Microsoft Excel, công cụ vốn được xem là cánh tay phải đắc lực của giới kế toán, thực tế lại vô cùng hữu ích cho nhiều mục đích khác ngoài việc tính toán số liệu. Cá nhân tôi thường ưu tiên sử dụng các công cụ quản lý dữ liệu trực quan như bảng Kanban trên Trello cho các dự án cá nhân và sở thích của mình. Tuy nhiên, khối lượng công việc khổng lồ từ niềm đam mê gần đây nhất đã khiến tôi phải suy nghĩ lại về sự “ác cảm” của mình đối với Excel.
Thực tế, hầu hết các công cụ quản lý sở thích trên thị trường thường dưới dạng ứng dụng hoặc bộ phần mềm theo dõi chi phí, cứ như thể ngân sách là tất cả những gì một sở thích cần. Ngược lại, Excel không phân biệt người dùng, cung cấp cùng một bộ công cụ cho người chơi hobby như cho một kế toán viên được cấp phép. Trải nghiệm của tôi khi thử dùng Excel để theo dõi các sở thích không chỉ là một chuyến đi ngược về quá khứ; tôi đã đánh giá thấp một cách trầm trọng khả năng tùy chỉnh và tính chất chi tiết của những bảng tính này.
Giao diện Excel hiển thị công cụ phân tích nhanh trên máy tính xách tay, minh họa khả năng quản lý dữ liệu đa dạng
Quản lý Tài nguyên Học tập để Luôn Cập nhật
Nâng cao Kỹ năng mà Không làm Nặng Trình duyệt của Bạn
Nhiều sở thích mang tính giải trí và thư giãn, nhưng không ít người trong chúng tôi tại blogcongnghe.net có một niềm đam mê cháy bỏng với việc khám phá những gì tiên tiến nhất trong công nghệ. Chính vì vậy, chúng tôi thường thử nghiệm in 3D, mày mò với các container và thủ thuật máy chủ mới nhất cho phòng thí nghiệm tại nhà – những nỗ lực đòi hỏi việc học hỏi liên tục và theo sát nhịp đập của ngành. Theo kinh nghiệm của tôi, phần lớn quá trình học tập này đến từ các nguồn tài nguyên trực tuyến, đó là lý do vì sao việc Pocket “chết” lại gây ra nhiều tiếc nuối. Để các tab trình duyệt mở để xem lại sau này chỉ là một cách chắc chắn để bạn quên chúng hoặc làm “ngốn” RAM, tùy thuộc vào phần cứng bạn đang sử dụng.
Tôi đã nhận thấy Excel là một sự thay thế tuyệt vời cho Pocket, với nhiều tính năng thông minh hơn. Đối với mỗi sở thích, tôi thêm một trang tính vào tệp với một mẫu ghi lại các tài nguyên học tập mà tôi tìm thấy và dự định đọc hoặc xem lại. Điều này nghe có vẻ công phu, nhưng khái niệm này không quá xa lạ so với một danh sách đọc truyền thống. Hơn nữa, tôi thích tạo danh sách phát trên YouTube hoặc bộ sưu tập trong ứng dụng nếu có thể, và liên kết trực tiếp đến bộ sưu tập đó trong Excel để giảm bớt gánh nặng.
Thiết bị Remarkable 2 hiển thị văn bản viết tay được chuyển đổi thành văn bản đánh máy, minh họa việc ghi chú tài nguyên học tập hiệu quả
Trong Excel, tôi có một cột cho mọi thứ tôi cần để lọc hoặc sắp xếp các tài nguyên — kỹ năng, loại tài nguyên, ngày bắt đầu, ngày hoàn thành, tỷ lệ hoàn thành và xếp hạng (nếu có). Bằng cách này, tôi có thể tìm thấy bài giảng về khoa học vật liệu dài cả tiếng mà tôi muốn hoàn thành trước khi bắt đầu một chủ đề khác. Nếu bạn thích sử dụng NotebookLM cho các sở thích của mình, bạn có thể tạo một không gian riêng cho mỗi sở thích và sau đó ghi chú chuyên sâu cho từng video bạn xem, để tiết kiệm thời gian và công sức khi xem lại chủ đề đó.
Quản lý Sự kiện cho Các Sở thích
Lập Kế hoạch Sự kiện với Excel
Bằng cách theo đuổi nhiều sở thích khác nhau, chúng ta gặp gỡ những người mới và xây dựng các mối quan hệ mới, và việc gặp gỡ trực tiếp mang lại những lợi ích không thể phủ nhận. Thông qua các buổi gặp mặt cộng đồng địa phương, tôi đã được thử những chiếc bàn phím cơ vượt xa khả năng tài chính của mình, những cây bút máy từ các quốc gia khác, và thậm chí cả các máy chơi game mà tôi không sở hữu. Tuy nhiên, những sự kiện này đòi hỏi kế hoạch đáng kể để thực hiện thoải mái. Lập kế hoạch một sự kiện trong Excel dễ dàng hơn bạn tưởng.
Bảng tính Excel chuyên nghiệp với các mẹo tạo trang tính đẹp mắt, hỗ trợ lập kế hoạch sự kiện cá nhân
Các ứng dụng thực tế đa dạng từ việc lập ngân sách cho cuộc họp và lên kế hoạch túi quà cho người tham dự, đến việc tính toán số lượng người tham dự và phân công trách nhiệm chính cho các tình nguyện viên liên quan đến sự kiện. Tùy thuộc vào quy mô, một bảng tính đơn giản cũng có thể giúp quản lý danh sách khách mời với các thông tin liên hệ quan trọng, chẳng hạn như liên hệ khẩn cấp, nếu bạn dự đoán có trẻ em tham dự một buổi gặp mặt của những người yêu thích trò chơi giải đố.
Lập Ngân sách, Lên Kế hoạch Mua sắm và Bảo trì
Tận dụng Tối đa Nguồn lực của Bạn
Trong hầu hết các sở thích, kể cả những sở thích có rào cản gia nhập bất ngờ phải chăng, như thư pháp, bạn sẽ thấy không có giới hạn trên. Bạn có thể học và thành thạo nghề, nhưng bạn cũng có thể “phá sản” mà chẳng học được gì. Một số sở thích của tôi, như nhiếp ảnh, đã dạy tôi những bài học vô giá về sự kiềm chế tài chính, và giờ đây tôi sử dụng Excel cho cái mà tôi gọi là “sổ sách sở thích”. Cái tên đã tự giải thích – các bảng Excel giúp tôi theo dõi ngân sách hàng tháng, thời gian tôi đã chờ đợi những món đồ cụ thể, và khi nào tôi cần bảo dưỡng hoặc vệ sinh các món đồ mình đang sở hữu.
Đây là nơi Excel thực sự tỏa sáng. Phần mềm này được xây dựng để quản lý dữ liệu số, và việc sử dụng nó để phân bổ ngân sách sở thích hàng tháng là vô giá. Đúng vậy, có một số ứng dụng quản lý tài chính cá nhân và tài sản khác cung cấp các tính năng tương tự, nhưng phạm vi của chúng chỉ giới hạn ở khía cạnh tài chính của niềm đam mê của bạn. Với Excel, tôi có thể tìm thấy món đồ đắt nhất mình mua trong năm, liên kết điều đó với tần suất sử dụng, và thậm chí có thể xác định giá bán hợp lý nếu tôi có quá nhiều món đồ tương tự.
Bảng Excel so sánh ống kính máy ảnh theo giá, minh họa cách lập ngân sách và kế hoạch mua sắm cho sở thích
Ví dụ, mực bút máy là một “hố đen” sâu hoắm, và tôi phải thừa nhận rằng mình có nhiều mực xanh hơn mức cần thiết. Sau khi lấy một mẫu để tham khảo sau này, cơ sở dữ liệu mực của tôi trên Excel cho tôi biết giá tôi mua, giá mỗi ml, ngày mua và các thuộc tính khác giúp xác định giá bán hợp lý cho người tiếp theo. Điều ngược lại cũng đúng, đó là Excel cung cấp thông tin tổng quan về tất cả các loại mực tôi có, được nhóm theo màu và lọc theo các thuộc tính mong muốn, như khả năng chống nước, để xác định xem tôi có thực sự cần một chai khác hay không. Tôi cũng có thể sắp xếp theo số lượng còn lại để tìm những màu cần bổ sung. Nếu không phải cho mực bút máy, thật dễ dàng ngoại suy một bảng như vậy cho việc quản lý nhựa hoặc sợi in 3D, chẳng hạn.
Biểu đồ và số liệu tài chính trong Excel minh họa mẹo lập ngân sách hiệu quả cho các hoạt động giải trí
Kiểm kê Tài sản Cá nhân
Dành cho Những ai Đam mê Sở thích của Mình
Nếu bạn là một người yêu sách hoặc một nhà sưu tập tiền tệ quốc tế hay tem thư, chẳng hạn, việc mất dấu những gì đã có trong bộ sưu tập của bạn có lẽ đã xảy ra hơn một lần. Excel giúp bạn sắp xếp tiền tệ theo mệnh giá, quốc gia xuất xứ, số lượng và năm phát hành, tổng thể đảm bảo bạn không bao giờ vô tình mua phải bản sao tại các buổi chợ đồ cũ địa phương. Hơn nữa, Excel còn cung cấp tính năng kiểm định dữ liệu tiện lợi cho các khía cạnh như tình trạng của món đồ, có thể là một danh sách thả xuống giúp tôi tiết kiệm thời gian khi thêm những thứ mới vào bộ sưu tập. Định dạng có điều kiện còn giúp dễ dàng xác định các món đồ có tình trạng tệ nhất và tốt nhất nếu chúng được mã hóa màu.
Bảng tính Excel chi tiết liệt kê kho mực bút máy, thể hiện khả năng kiểm kê bộ sưu tập cá nhân
Tôi cũng thích sử dụng Excel làm cơ sở dữ liệu tập trung cho các ghi chú về câu chuyện xuất xứ của các món đồ sưu tầm, hoặc các thuộc tính độc đáo của các món đồ chức năng như bút và sợi in, mà tôi có thể quên sau vài năm sử dụng. Khi tôi lưu trữ hình ảnh và các thông tin khác về các món đồ sưu tầm của mình trực tuyến, hoặc biết về một kho dữ liệu công khai như vậy, tôi dành một cột cho các liên kết web. Bằng cách này, tôi có các liên kết đến Pokédex cho tất cả các thẻ Pokémon mà tôi đã thu thập, và thông tin được cộng đồng quản lý về độ hiếm và giá trị của chúng, mà không làm lộn xộn trang tính Excel của riêng tôi.
Tôi chưa dám làm điều đó, nhưng việc định giá toàn bộ bộ sưu tập của bạn dựa trên giá mua sẽ được đơn giản hóa ngay lập tức khi cơ sở dữ liệu nằm trong Excel. Có thể hiểu rằng, giá mua ít liên quan nếu bạn đã trả góp qua nhiều năm thu thập, hoặc nếu bạn có kế hoạch thanh lý và bán theo giá thị trường hiện tại, nhưng các tích hợp AI kéo dữ liệu từ web có thể khắc phục điều đó trong tích tắc. Quản lý kho hàng dễ dàng là cách hữu ích nhất mà Excel giúp những người chơi hobby như tôi. Việc còn lại chỉ là cập nhật bảng tính.
Theo dõi Các Dự án và Công trình Đang tiến hành
Bởi vì Luôn có Điều gì đó Đang diễn ra
Một phần của các tính năng quản lý kho hàng mà Excel cung cấp cho những người chơi hobby có thể giúp việc hoàn thành dự án trở nên rất dễ dàng, đặc biệt nếu bạn có nhiều công việc đang thực hiện cùng lúc. Tôi thấy việc theo dõi công trình này đặc biệt hữu ích cho các dự án bàn phím cơ, vốn cần các bộ phận được cung cấp từ nhiều nhà cung cấp khác nhau với thời gian giao hàng khác nhau. Vì vậy, tôi thường dành một trang tính mới trong tệp Excel cho mỗi dự án và một kho phụ tùng mới để thu thập tất cả các lô hàng đến cho đến khi mọi thứ đến đủ để bắt đầu lắp ráp. Tôi cũng sử dụng danh sách thả xuống và biểu đồ tròn để có thông tin tổng quan nhanh về mức độ gần hoàn thành của dự án.
Excel cũng giúp xác định những thứ trong danh sách vật liệu mà tôi có thể đã có sẵn. Điều này thật tuyệt vời vì tôi có thể liên kết trực tiếp đến các ô tương ứng trong trang tính Kho hàng để đảm bảo tôi có đủ số lượng. Giống như tất cả các dự án thương mại, các tính năng lập ngân sách mà tôi đã đề cập trước đó cho phép tôi ước tính chi phí và định lượng các khoản vượt ngân sách. Tôi không sử dụng ưu tiên nhiều, nhưng điều đó có thể giúp một số người chơi hobby gán mức độ ưu tiên hoặc hữu ích cho các dự án đang tiến hành của họ để đẩy nhanh tiến độ hoàn thành, đặc biệt nếu Excel cũng được sử dụng để kiểm tra các bước chính trên đường đi. Các công thức đơn giản như dưới đây có thể cho bạn biết liệu dự án của bạn có đang đi đúng hướng hay vượt quá ngày hoàn thành dự kiến:
=IF(TODAY()>C2,"Overdue","On Track")
Nếu các sở thích của bạn yêu cầu bảo trì thiết bị thường xuyên, như thiết bị thể thao và đồ dùng ngoài trời, có một khía cạnh ẩn khác mà Excel tỏa sáng. Bằng cách kết hợp định dạng có điều kiện và các ô ngày tháng, bạn có thể thiết lập lịch trình bảo trì thường xuyên cho các thiết bị quan trọng như dây thừng, đai an toàn, cáp, đầu nối và các thiết bị chuyên dụng khác. Một cái nhìn nhanh vào kho hàng của bạn trước khi bạn lên kế hoạch cho một dự án hoặc hoạt động sẽ cho thấy thiết bị nào đã sẵn sàng để sử dụng và thiết bị nào cần được kiểm tra trước tiên.
Giao diện các ứng dụng quản lý dự án cá nhân hàng đầu, gợi ý công cụ hỗ trợ cho các dự án sở thích
Duy trì Kiểm soát các Sở thích của Bạn
Google Sheets và các giải pháp thay thế khác có thể tiện lợi, nhưng Excel vẫn là một trong những công cụ quản lý dữ liệu offline tốt nhất cho quy mô của hầu hết các sở thích. Đúng vậy, tôi đồng ý rằng nỗ lực ban đầu để sắp xếp các vật dụng vật lý của bạn để số hóa kho hàng sẽ là một nhiệm vụ khổng lồ, nhưng tôi khuyên bạn nên thử sử dụng Excel để quản lý niềm đam mê tiếp theo mà bạn theo đuổi. Nó có thể đủ sức thuyết phục bạn thực hiện tất cả các mục nhập cũ đó, giống như tôi đã làm.
